¿Cómo denunciar un fraude empresarial?

El fraude empresarial es una amenaza significativa para la estabilidad y rentabilidad de las empresas en todo el mundo. Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), las empresas pierden en promedio el 5% de sus ingresos anuales debido a actividades fraudulentas. Esto equivale a que, en una empresa que opera de lunes a viernes, aproximadamente 20 días completos al año se dedican a gestionar y mitigar las consecuencias del fraude.

Reducir los costes y optimizar los gastos no solo mejora la eficiencia operativa de una empresa, sino que también puede ofrecer una ventaja competitiva crucial. Para lograr esto, es fundamental entender qué es el fraude empresarial, cómo identificarlo y qué medidas tomar para prevenirlo. En este artículo, veremos cómo denunciar un fraude empresarial, los pasos importantes a seguir y cómo prevenir estas actividades ilícitas. Además, te mostraremos cómo Silt puede ayudarte a luchar contra el fraude empresarial de manera efectiva.

¿Cuándo una empresa comete fraude?

El fraude empresarial puede manifestarse de diversas maneras y en diferentes momentos de la actividad económica de una empresa. Aquí te decimos los tipos más comunes de fraude empresarial que pueden ocurrir dentro de una organización y cómo identificarlos (aunque ya habíamos hablado de todo tipo de fraude empresarial en este artículo):

Fraude por gastos inflados o ficticios

• Empleados presentan informes falsos para obtener reembolsos por gastos inexistentes, como viajes o combustible.
• Desvían dinero de la empresa para su beneficio personal.

Malversación de fondos

• Robo de dinero o activos de la empresa.
• Manipulación de inventarios, extracción no autorizada de equipos y cambios en registros financieros.

Conflicto de interés

• Empleados toman decisiones que benefician sus propios intereses a expensas de la empresa.
• Ocultan información importante para favorecer sus propios negocios.

Skimming

• Empleados no reportan ingresos por ventas y se apropian del dinero antes de registrarlo oficialmente.
• Difícil de detectar porque el dinero nunca aparece en los registros.

Fraude por rol de pagos

• Exigen pagos por horas extras no trabajadas o incluyen empleados ficticios en la nómina.
• Extraen dinero de la empresa de manera engañosa.

Desviaciones

• Cambian el curso de una transacción beneficiosa para la empresa hacia un resultado que beneficia a una persona específica.
• Sutil y difícil de detectar.

Fraude en los balances financieros

• Presentan información falsa en los estados financieros.
• Sobreestiman ingresos o activos, subestiman gastos y pasivos, o realizan ventas ocultas.

Fraude de desembolso

• Reclaman pagos a empresas ficticias, facturaciones fantasmas y cobros fraudulentos por servicios no prestados.
• Usan identidades robadas para realizar reclamos ilegítimos.

Corrupción y sobornos

• Aceptan o solicitan favores a cambio de beneficios personales.
• Minan la integridad de la empresa y pueden llevar a problemas legales.

Evasión de impuestos

• No declaran correctamente sus impuestos o presentan información falsa para reducir la carga fiscal.
• Práctica ilegal que puede resultar en multas severas y daño a la reputación de la empresa.
  
  

¿Cuáles son las consecuencias del fraude empresarial?

El fraude empresarial puede tener una serie de consecuencias devastadoras tanto para la organización como para su entorno. Estas consecuencias pueden ser económicas, operativas y de reputación, afectando gravemente la estabilidad y el futuro de la empresa:

❌​ Consecuencias económicas
El impacto económico del fraude empresarial es quizás el más evidente y directo. Según el Informe Emburse Captio del fraude empresarial 2024, el coste promedio del fraude en 1.108 empresas analizadas asciende a 566 euros anuales por trabajador. Esta cifra refleja una pérdida significativa que, acumulada, puede representar una suma considerable para la empresa, afectando su rentabilidad y capacidad de inversión.

❌​ Reducción de la competitividad
El fraude empresarial incrementa los costos operativos de la empresa. Al perder dinero en actividades fraudulentas, la empresa se ve obligada a aumentar los precios de sus productos o servicios para compensar estas pérdidas, lo que disminuye su competitividad en el mercado. Esta pérdida de competitividad puede resultar en una disminución de la cuota de mercado y una menor capacidad para atraer y retener clientes.

❌​ Dificultades en la toma de decisiones estratégicas
La información contable y financiera «hinchada» por actividades fraudulentas puede distorsionar la realidad económica de la empresa. Cuando los datos no reflejan la verdadera situación financiera, las decisiones estratégicas tomadas por la dirección pueden ser erróneas. Esta falta de precisión en la contabilidad de costes afecta negativamente la planificación y la toma de decisiones, llevando a posibles inversiones fallidas y estrategias ineficaces.

❌​ Empeoramiento del clima laboral
El fraude empresarial no solo afecta las finanzas de la empresa, sino también su ambiente laboral. La presencia de actividades fraudulentas puede generar tensiones y conflictos entre los empleados, provocando un sentimiento de injusticia y desigualdad. Esto deteriora el clima laboral, reduce la motivación y la productividad de los trabajadores y puede llevar a una mayor rotación de personal.

❌​ Daño a la reputación de la empresa
La reputación de una empresa es uno de sus activos más valiosos. La falta de control, prevención y detección de fraude empresarial puede dañar seriamente la imagen de la empresa si estas actividades salen a la luz. La confianza de inversores, clientes y proveedores puede verse comprometida, lo que a su vez puede llevar a la pérdida de negocios, dificultades para acceder a financiamiento y una disminución en el valor de las acciones.

¿Qué hacer si trabajas en una empresa que comete fraude?

Trabajar en una empresa que comete fraude puede ser una situación difícil y estresante. Sí, muy pero que muy estresante. Por esta razón, te ofrecemos una guía sobre los pasos que puedes seguir si te encuentras en esta situación.

👍​ Recolección de evidencia

El primer paso es tener pruebas concretas del fraude. Documenta todas las evidencias de manera meticulosa. Estas pueden incluir correos electrónicos, documentos financieros, registros de transacciones y cualquier otro tipo de comunicación relevante. Es crucial que estas pruebas sean claras y contundentes, ya que la solidez de tu caso dependerá de la calidad de la evidencia presentada.

👍​ Utilizar el canal de denuncia interno

Muchas empresas disponen de canales de denuncia internos que permiten a los empleados informar sobre irregularidades de manera confidencial. Estos canales suelen ser gestionados por un responsable que actúa como intermediario imparcial. Utilizar este canal puede ser una opción efectiva, ya que permite que la empresa aborde la irregularidad internamente y con la debida confidencialidad.

👍​ Informar al sindicato

Si eres miembro de un sindicato, comunicar las irregularidades a tus representantes sindicales puede ser una buena opción. Los sindicatos tienen un papel importante en la protección de los derechos laborales y pueden intervenir para abordar las preocupaciones de los trabajadores.

👍​ Contactar a las autoridades de inspección de trabajo

En casos de irregularidades laborales, puedes contactar a las autoridades de inspección de trabajo. Estas instituciones tienen la capacidad de investigar y tomar medidas legales contra las empresas que violan las leyes laborales. Presentar una denuncia a través de una inspección de trabajo puede ser una forma efectiva de abordar problemas graves dentro de la empresa.

👍​ Denuncia a las autoridades pertinentes

En situaciones más graves o cuando las irregularidades involucran actividades ilegales, considera denunciar directamente a las autoridades competentes. Esto podría implicar presentar una queja ante la policía, el Ministerio Fiscal o cualquier otra entidad gubernamental encargada de hacer cumplir la ley. Este paso es crucial cuando las acciones fraudulentas tienen implicaciones legales serias.

👍​ Consulta con un abogado

Si tienes dudas sobre cómo proceder, es recomendable consultar con un abogado especializado. Un abogado puede proporcionarte orientación legal, proteger tus derechos y ayudarte a navegar por el proceso de denuncia de manera segura y efectiva.

👍​ Protocolo de Actuación de la Empresa

Una vez que la empresa tiene conocimiento de una sospecha de fraude, debe activar un protocolo previamente definido. Este protocolo incluye:

• Investigación: Una investigación en profundidad del caso, documentando todas las pruebas y análisis.
• Entrevista Personal: Entrevista con el presunto defraudador, presentando toda la documentación y hechos objetivos.
• Informe: Elaboración de un informe completo de la investigación, presentado al Comité de Disciplina o al Departamento de Relaciones Laborales.
• Sanción: Emisión de una sanción adecuada, que puede incluir el despido, procedimientos penales o civiles, medidas disciplinarias, o la implantación de nuevos procesos de control.

👍​ Permiso Retribuido

En función de la gravedad del fraude, es recomendable que el presunto defraudador reciba un permiso retribuido hasta la finalización del proceso. Esto asegura que la investigación se lleve a cabo sin interferencias y protege la integridad del proceso.

¿Cómo se denuncia un fraude empresarial? Aquí los pasos más importantes a seguir

Denunciar un fraude empresarial es un proceso que requiere cuidado y precisión para asegurar que la denuncia sea tomada en serio y que las medidas adecuadas sean implementadas. Aquí te presentamos los pasos más importantes a seguir para denunciar un fraude empresarial, incluyendo los canales oficiales europeos disponibles.

1. Recolección y documentación de evidencias
Antes de proceder con la denuncia, es fundamental reunir todas las evidencias posibles. Asegúrate de documentar:

• Correos electrónicos y comunicaciones internas.
• Documentos financieros y contables.
• Registros de transacciones.
• Testimonios de testigos.
• Fotografías y grabaciones (si son legales y pertinentes).

Toda esta documentación debe ser clara y detallada, ya que servirá de base para la denuncia.

2. Consulta la política interna de la empresa
Revisa las políticas internas de tu empresa relacionadas con la denuncia de fraudes. Muchas organizaciones tienen procedimientos establecidos para manejar estas situaciones, incluyendo canales de denuncia confidenciales y protocolos de investigación.

3. Utilizar los canales de denuncia internos
Si tu empresa cuenta con un canal de denuncia interno, utilízalo como primer paso. Estos canales permiten que la empresa trate la irregularidad internamente y mantenga la confidencialidad. Los canales de denuncia internos son gestionados por responsables que actúan como intermediarios imparciales.

4. Contactar a las autoridades de inspección de trabajo
Si la irregularidad involucra cuestiones laborales, puedes contactar a las autoridades de inspección de trabajo. Estas entidades tienen la capacidad de investigar violaciones a las leyes laborales y tomar medidas legales contra las empresas responsables.

5. Denunciar a las autoridades competentes
Para fraudes que implican actividades ilegales graves, es crucial denunciar directamente a las autoridades competentes. En Europa, algunos de los canales oficiales son:

• Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF): OLAF investiga fraudes que afectan los intereses financieros de la Unión Europea. Puedes presentar una denuncia a través de su sitio web OLAF.
• Europol: Para fraudes que involucran delitos más graves, puedes contactar a Europol, la agencia de la Unión Europea para la cooperación policial.
• Autoridades Nacionales: Cada país de la UE tiene sus propias autoridades para manejar fraudes y delitos económicos. Es importante contactar a la policía local, la fiscalía o las agencias regulatorias relevantes en tu país.
  

6. Informar al sindicato
Si eres miembro de un sindicato, informar a tus representantes sindicales puede ser un paso valioso. Los sindicatos pueden ofrecer apoyo y recursos adicionales para abordar la situación.

7. Consultar con un abogado
Si tienes dudas sobre cómo proceder o necesitas asesoría específica, es recomendable consultar con un abogado especializado. Un abogado puede ayudarte a entender tus derechos y obligaciones, así como guiarte a través del proceso de denuncia.

Cómo prevenir el fraude empresarial: nuestros consejos

Si descubres que tu empresa está involucrada en actividades fraudulentas, es crucial tomar medidas para protegerte y para asegurar que se tomen las acciones correctas. ¿Cómo puedes hacerlo?

1. Entender y documentar el fraude
Primero, es esencial entender lo que constituye fraude en el contexto de tu empresa. Revisa el marco normativo interno, incluyendo políticas de gastos, códigos éticos y de conducta. Estos documentos deben estar disponibles para todos los empleados y definir claramente qué comportamientos se consideran fraudulentos, los grados de gravedad y las sanciones correspondientes.

2. Formación y Concienciación
La formación es clave en la prevención del fraude empresarial. Un plan de formación adecuado debe incluir programas para concienciar a todos los empleados sobre las políticas de la empresa, la importancia de la ética y las consecuencias del fraude. La formación continua asegura que todos los empleados estén alineados con los valores de la empresa y comprendan las políticas establecidas.

3. Implementación de Tecnologías de Detección
Los avances tecnológicos permiten a las empresas utilizar herramientas de detección y prevención del fraude. Software de automatización y digitalización, como Silt, pueden realizar un control detallado de los gastos de manera automática e inmediata. Estas herramientas ayudan a establecer controles efectivos y a reducir significativamente el fraude empresarial.

6. Auditorías regulares
Las auditorías son herramientas efectivas para detectar fraudes pasados y disuadir futuros intentos. Realizar auditorías regulares ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad en la gestión financiera de la empresa. Las auditorías deben ser realizadas por personal capacitado y externo para asegurar imparcialidad.

7. Promover un ambiente laboral justo
A menudo, el fraude empresarial es una respuesta a percepciones de injusticia laboral. Es fundamental promover un trato justo e igualitario para todos los empleados y trabajar continuamente para mejorar el ambiente laboral. La satisfacción laboral y un ambiente de trabajo positivo son cruciales para reducir las incidencias de fraude empresarial.

8. Establecer un canal de denuncia anónimo
Un canal de denuncia anónimo es esencial para permitir a los empleados reportar fraudes sin temor a represalias. Este canal debe ser seguro y gestionado de manera que se proteja la identidad del denunciante.

9. Compromiso de todos los niveles
Todos los niveles de la empresa deben estar comprometidos con el cumplimiento de las políticas de gastos y la prevención del fraude. Los líderes deben predicar con el ejemplo y demostrar un compromiso sólido con la ética y la integridad.

¿Por qué Silt te ayuda a luchar contra el fraude empresarial? 

La gestión de compliance puede ser complicada y consumir mucho tiempo, pero Silt simplifica todo el proceso. Aquí te explicamos cómo Silt puede ayudarte a combatir el fraude empresarial de manera efectiva.

💙​ Monitoreo de Transacciones
El monitoreo manual de transacciones es tedioso y propenso a errores. Silt utiliza algoritmos avanzados para vigilar las transacciones en tiempo real, detectando patrones sospechosos y alertando sobre posibles irregularidades, reduciendo así el riesgo de fraude.

💙​ Verificación de Cumplimiento KYC/AML
Verificar manualmente la identidad y el cumplimiento de normativas KYC/AML es lento y complejo. Silt automatiza este proceso, asegurando que solo se interactúe con socios confiables y cumpliendo con todas las regulaciones.

💙​ Auditorías Más Eficientes
Las auditorías pueden ser costosas y largas. Silt automatiza la recopilación y análisis de datos, facilitando auditorías internas y externas de manera más rápida y precisa, ahorrando tiempo y dinero.

💙​ Gestión de Riesgos
Identificar y gestionar riesgos manualmente es ineficiente. Silt analiza datos en tiempo real, proporcionando informes detallados y análisis predictivos que ayudan a tomar decisiones informadas y a implementar medidas preventivas rápidamente.

💙​ Actualización de Normativas
Mantenerse al día con las nuevas regulaciones es un desafío. Silt automatiza el monitoreo y la actualización de normativas, notificando a la empresa sobre cambios relevantes en tiempo real, asegurando el cumplimiento continuo.

💙​ Gestión de Documentos
La gestión manual de documentos puede ser caótica. Silt organiza y archiva documentos automáticamente, permitiendo un acceso rápido y seguro a la información, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.

Silt es la herramienta ideal para gestionar el compliance de tu empresa de manera eficiente y segura. Con Silt, puedes monitorear transacciones, verificar identidades, realizar auditorías, gestionar riesgos, actualizar normativas y manejar documentos de manera efectiva.

¡Empieza con Silt hoy y protege a tu empresa del fraude empresarial!