RGPD: ¿qué es y cuándo se aplica en tu empresa?

La protección de la privacidad es un asunto cada vez más relevante para los usuarios, y las empresas se ven obligadas a garantizar herramientas y procesos efectivos para la buena gestión de los datos personales de sus clientes.

En este artículo te explicamos en qué consiste el RGPD de la Unión Europea y cómo se aplica en las empresas, además de por qué resulta importante para fortalecer la relación de confianza con los clientes.

RGPD: ¿qué es y por qué se creó?

Para hablar del RGPD y de qué es, es necesario mencionar la Unión Europea y recordar que esta iniciativa nace de esta asociación económica y política, con el objetivo de reforzar y actualizar las leyes de protección de datos, ampliando los derechos individuales de los ciudadanos.

Sus siglas significan Reglamento General de Protección de Datos y comenzó a aplicarse a partir del 25 de mayo de 2018, después de entrar en vigor el 24 de mayo de 2016. Con él, las empresas tienen la obligación de solicitar el consentimiento de los usuarios para usar sus datos personales dentro de la Unión Europea.

Las obligaciones que las empresas adquieren con el RGPD incluyen:

• Informar sobre qué datos personales están utilizando. Estos pueden incluir nombres y apellidos, dirección, número de DNI, ingresos, perfil cultural, entre otros.
• Notificar cómo están tratando estos datos.
• Informar acerca de para qué están utilizando estos datos.
• Comunicar quién es la persona dentro de la empresa responsable de la gestión de estos datos.

Como empresa, conocer el RGPD, qué es y cómo aplicarlo es fundamental para operar de manera regulada dentro de la Unión Europea. Es clave saber que el RGDP se puede aplicar cuando:

• La empresa trata datos personales y tiene su sede dentro de la Unión Europea.
• La empresa que trata los datos personales está fuera de la Unión Europea, pero gestiona datos personales de ciudadanos de la UE.

¿Por qué es importante el RGPD?

Aplicar correctamente el RGPD refuerza la reputación de las empresas, además de aumentar su competitividad, al demostrar la capacidad de cumplir con este tipo de normativas.

En la lista de objetivos del RGPD encontramos el de promover la colaboración entre entidades públicas y privadas para proteger a los usuarios de ciberataques, lo cual fomenta mayor confianza, seguridad y efectividad en las acciones de los negocios.

Algunos beneficios de la correcta aplicación del RGPD son los siguientes:

• Se refuerza la reputación de las empresas y la confianza de los usuarios en el momento de facilitar información personal.
• Se pueden identificar posibles riesgos, lo cual permite que las empresas se adapten a sus circunstancias y generen maneras más fáciles para que los usuarios faciliten información personal sensible.

Este reglamento, además de proteger los derechos fundamentales de los usuarios de internet, también promueve la reducción de cargas administrativas y de gastos, al tener una norma única aplicable a todas las empresas dentro del territorio de la Unión Europea.

¿Qué debe hacer una empresa para adaptarse al RGPD?

Sin duda, este tipo de normativas aparecen para ayudar a las empresas a ganar confianza de cara a los clientes y, por consiguiente, requieren de un equipo interno que se encargue de aplicar correctamente el reglamento. Una correcta aplicación implica:

• Identificar cuál es el procedimiento actual que sigue la empresa para el tratamiento de datos personales.
• Verificar cómo se está informando a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales, y garantizar que ese proceso sea cada vez más transparente y sencillo.
• Establecer un registro del proceso de tratamiento de datos personales.
• Proporcionar a los clientes formas sencillas de facilitar sus datos personales. Esto implica un componente en tecnología para trabajar en una experiencia de usuario cada vez más efectiva.
• Garantizar que cualquier tercero relacionado con la gestión de los datos personales, como proveedores de hosting o de email marketing, también cumpla con el RGPD, para respetar el marco legal en su totalidad y así evitar multas y sanciones.

En definitiva, la aplicación del RGPD es mucho más que una obligación o un requisito. Supone una oportunidad única de transformación digital que optimiza procesos internos y ayuda a identificar riesgos y a crear canales efectivos de comunicación con los clientes. Todo esto para consolidar una relación basada en la confianza y la innovación.