¿Cuánto tiempo pierdes por no utilizar un proceso de KYB automatizado?

Conocer a fondo a las empresas con las que se interactúa es crucial. El proceso de Know Your Business (KYB) se centra en comprender todos los aspectos de las empresas colaboradoras, poniendo énfasis en conocer a sus propietarios, accionistas y proveedores antes que a los clientes. Este proceso se ha convertido en una parte integral de la garantía de cumplimiento en diversas industrias, no solo en las reguladas.

La importancia del KYB es evidente cuando se observan las cifras relacionadas con el fraude empresarial. Aproximadamente el 19% de todas las compras online realizadas por comerciantes B2B son intentos de fraude. En Australia, el fraude en facturas B2B costó 91.4 millones de dólares australianos en el último año fiscal, según el informe «Targeting Scams» de la ACCC.

Los procesos KYB son esenciales ya que ayudan a las organizaciones a verificar la información corporativa y personal de la alta dirección de las empresas clientes. Utilizar un sistema KYB puede detectar señales de alerta sobre la financiación del terrorismo o el lavado de dinero si se detecta alguna actividad sospechosa.

Hoy hablamos de cuánto tiempo y recursos se pueden perder al no utilizar un proceso de KYB automatizado y por qué es esencial adoptar esta tecnología para mejorar la eficiencia y la seguridad en el manejo de relaciones comerciales.

¿Qué es el KYB – Know Your Business?

El Know Your Business (KYB) es un proceso esencial que permite a las empresas conocer detalladamente a las organizaciones con las que tienen relaciones comerciales. A diferencia del Know Your Customer (KYC), que se centra en los clientes individuales, el KYB se enfoca en las entidades corporativas.

El KYB implica la verificación de información clave sobre la empresa cliente, incluyendo la identidad de sus propietarios, accionistas, directores y proveedores. Este proceso ayuda a asegurar que la empresa con la que se está haciendo negocios es legítima y cumple con todas las regulaciones relevantes.

La implementación de un proceso KYB incluye la recolección y verificación de documentos como certificados de incorporación, estatutos sociales, listas de accionistas, y datos financieros. Este proceso no solo ayuda a prevenir el fraude y el lavado de dinero, sino que también asegura el cumplimiento de normativas regulatorias y reduce riesgos operacionales.

Cómo funciona el KYB automatizado

El proceso de KYB automatizado simplifica y optimiza la verificación de empresas mediante una serie de pasos altamente eficientes, eliminando la mayoría de las tareas manuales y reduciendo errores humanos. Aquí te explicamos cómo funciona y cuáles son sus características principales:

➡️ ​Automatización de la recolección de datos y documentos
Todo el proceso de recolección de documentos y datos de la empresa es delegado al cliente, quien proporciona la información necesaria. La automatización gestiona toda la comunicación y los correos electrónicos necesarios para solicitar y recopilar esta información de manera eficiente.

➡️​ Verificación exhaustiva de datos
La herramienta automatizada verifica todos los datos de la empresa, incluyendo la información de los representantes y UBOs (propietarios finales), así como verificaciones de antecedentes como sanciones y cumplimiento de AML (Anti-Money Laundering). Esto asegura que todos los datos relevantes se validen correctamente.

➡️​ Extracción automática de información
La solución procesa entre 600 y 900 documentos mensuales, extrayendo información de escrituras de constitución y otros documentos legales, sin necesidad de lectura manual. Este proceso automatizado ahorra una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.

➡️​ Personalización y facilidad de uso
La herramienta puede ser utilizada sin necesidad de integraciones complejas y permite la personalización de pantallas y correos electrónicos con la identidad visual de la empresa. Además, existe la opción de integrar todo el flujo de KYB en el entorno existente de la empresa para una experiencia más fluida.

➡️ Flujo continuo de comunicación
La automatización no solo se aplica a la recolección de datos, sino también a toda la comunicación necesaria para completar el proceso de verificación. Esto incluye el envío de correos electrónicos y notificaciones automáticas, manteniendo a todas las partes informadas y el proceso en movimiento sin intervención manual.

Beneficios del proceso de KYB automatizado: ¿cuáles son?

Adoptar un proceso de KYB automatizado ofrece múltiples ventajas significativas para las empresas, abarcando desde ahorros financieros y de tiempo hasta una mayor precisión y cumplimiento regulatorio. ¿Quieres descubrir todos los beneficios de un proceso de KYB automatizado?

✅​ Ahorro en dinero
Implementar una herramienta de KYB automatizado es considerablemente más económico que realizar contrataciones adicionales. Gestionar un volumen elevado de documentos, como 900, requeriría la contratación de 3 a 4 personas adicionales. Con un sistema automatizado, los costes se reducen a una suscripción mensual o anual, lo que representa un ahorro significativo.

✅​ Ahorro en tiempo
El proceso automatizado elimina la necesidad de numerosos correos electrónicos solicitando información y enviando recordatorios. Al proporcionar feedback en tiempo real mientras los clientes suben información, se agiliza considerablemente el proceso. Además, la extracción automática de información de documentos complejos, que pueden tener hasta 40 páginas y estar en cualquier idioma, acelera la verificación y evita la lectura manual extensa.

✅​ Soporte y agilidad
Las soluciones automatizadas, como la ofrecida por Silt, son flexibles y están en constante evolución para agregar nuevas funcionalidades que centralicen todos los procesos en una sola herramienta. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también permite a las empresas adaptarse rápidamente a nuevas necesidades y regulaciones.

✅​ Reducción de errores humanos y menos multas
Centralizar toda la información y los procesos en una herramienta única reduce significativamente los errores humanos. Menos tareas administrativas implican menos oportunidades de cometer errores, lo que disminuye el riesgo de multas y sanciones por incumplimiento. Además, permite que el equipo senior se enfoque en tareas críticas en lugar de en tareas administrativas repetitivas.

Nuevas funcionalidades del KYB de Silt

El KYB de Silt ha introducido una serie de nuevas funcionalidades diseñadas para mejorar la eficiencia y precisión del proceso de verificación empresarial:

🔔 ​Verificación de cuenta bancaria
Silt ha integrado la verificación bancaria para confirmar que una persona tiene acceso a una cuenta bancaria de la empresa, eliminando la necesidad de solicitar documentos de titularidad. Esta funcionalidad también permite generar un score de crédito basado en la información bancaria, proporcionando una evaluación financiera más completa y precisa.

🔔​ CRC (Credit Risk Check)
Gracias a la integración bancaria, ahora es posible obtener un score de crédito contrastado. Esta herramienta evalúa el riesgo crediticio de la empresa, ofreciendo una visión detallada de su estabilidad financiera y su capacidad para cumplir con obligaciones económicas.

🔔 ​Bad reputation y adverse media
Silt ha incorporado la búsqueda automática de noticias adversas y reputación negativa en los medios. Si se encuentran noticias negativas o controversiales sobre la empresa, se genera una alerta inmediata. Esta funcionalidad permite a las empresas identificar y mitigar riesgos reputacionales de manera proactiva.

🔔 ​Cuestionarios personalizados
Ahora se pueden añadir cuestionarios personalizados para ser completados por la empresa durante el proceso de verificación. Esto permite recopilar información adicional específica que puede ser crucial para evaluar la legitimidad y el cumplimiento de la empresa.

🔔​ Recolección automática de documentos en Europa
Silt se ha integrado con diferentes gobiernos y jurisdicciones fiscales en Europa, como las agencias tributarias, para recolectar documentos directamente de las bases de datos gubernamentales. Esta automatización reduce la necesidad de solicitar documentos directamente a las empresas, agilizando el proceso de verificación y asegurando la autenticidad de los documentos obtenidos.

Estas nuevas funcionalidades no solo mejoran la precisión y la eficiencia del proceso de KYB, sino que también permiten una mayor transparencia y control sobre la información verificada, asegurando un cumplimiento regulatorio continuo y robusto.

Para resumir: ¿por qué es mejor usar un proceso de KYB automatizado y no un KYB manual?

Adoptar un proceso de KYB automatizado en lugar de uno manual presenta numerosas ventajas que optimizan tanto la eficiencia como la seguridad en la verificación de empresas:

• Ahorro de tiempo y recursos: la automatización elimina la necesidad de manejar manualmente grandes volúmenes de documentos y comunicaciones. Al delegar la recolección de datos y la verificación de documentos a sistemas automatizados, se reduce drásticamente el tiempo dedicado a estas tareas, permitiendo que el personal se enfoque en actividades más estratégicas.

• Reducción de errores humanos: los procesos manuales son propensos a errores, especialmente cuando se manejan grandes cantidades de información. La automatización reduce estos riesgos al centralizar y sistematizar las verificaciones, garantizando mayor precisión y consistencia en los datos.

• Mejor cumplimiento regulatorio: las herramientas automatizadas aseguran que todos los procedimientos cumplan con las normativas actuales, reduciendo el riesgo de incumplimiento y las posibles multas asociadas. La actualización continua de las bases de datos y la verificación automática de sanciones y listas AML garantizan un cumplimiento constante.

• Mayor transparencia y control: un proceso automatizado permite una supervisión más efectiva y la generación de informes detallados en tiempo real. Esto no solo facilita la auditoría interna sino que también mejora la capacidad de respuesta ante posibles riesgos.

• Eficiencia en la comunicación: la automatización de correos electrónicos y notificaciones acelera la recolección de datos y asegura una comunicación fluida con todas las partes involucradas. Esto evita retrasos y mantiene el proceso en movimiento sin necesidad de intervención manual constante.

• Adaptabilidad y personalización: las soluciones automatizadas como Silt permiten personalizar el flujo de trabajo y las interfaces según las necesidades específicas de la empresa, sin necesidad de integraciones complejas. Esta flexibilidad facilita la adaptación del sistema a diferentes contextos y requerimientos.

• Soporte y evolución continua: las herramientas automatizadas están en constante evolución, incorporando nuevas funcionalidades y mejoras basadas en las necesidades del mercado y las regulaciones. Esto asegura que la empresa siempre cuente con las mejores prácticas y tecnologías disponibles.
  

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