Ciclo de mejora continua: ¿cómo ayuda a incrementar el ratio de conversión?

Todas las empresas deben estar preparadas para las variaciones del mercado y los cambios en el comportamiento de los consumidores al interactuar con las marcas. De esta capacidad dependerá la mejora de su ratio de conversión y sus resultados en general.

¿Cómo se puede aprovechar lo que se conoce como el ciclo de mejora continua para aumentar el ratio de conversión de tu empresa? En este artículo se aborda este concepto y se presentan sus principales características y beneficios. Mejorar la experiencia de los usuarios y optimizar procesos internos son solo algunas de las ventajas de implementar correctamente un ciclo de mejora continua.

¿Qué es un ciclo de mejora continua?

Perseguir la mejora continua siempre será una buena decisión, ya sea en la vida personal o en la profesional. Si se trata del contexto empresarial, buscar formas estratégicas de mejorar a largo plazo dará como resultado una mayor satisfacción por parte de los clientes, y la posibilidad de innovar y estar a la vanguardia.

En esto consiste el concepto de ciclo de mejora continua, también conocido como el ciclo PDCA, ciclo de Deming o ciclo de Shewhart. Sus orígenes datan de la década de 1920, aunque tuvo un mayor impacto en los años 50, cuando William Edwards Deming, conocido como el padre de la gestión de la calidad, puso en práctica una lógica basada en 4 etapas:

• Planificar
• Hacer
• Verificar
• Actuar

Se trata básicamente de trabajar en base a un modelo de planificación, ejecución y medición de resultados, que promueva acciones puntuales de mejora continua dentro de la empresa.

¿Para qué sirve un ciclo de mejora continua?

Cuando una empresa se compromete a evaluar sus procesos de manera periódica y a poner en marcha acciones de mejora centradas en el usuario o cliente, está garantizando la consecución de mejores resultados.

Por esa razón, los beneficios del ciclo de mejora continua están directamente relacionados con aumentar el ratio de conversión y fortalecer la percepción de satisfacción por parte de los clientes. Algunos de estos beneficios son:

• Reduce costes

Uno de los principales beneficios del ciclo de mejora continua en las empresas es la reducción de costes en todos los niveles. Al planificar, ejecutar, evaluar y tomar medidas, las empresas reducen cada vez más riesgos, por lo que evitan invertir dinero en complicaciones que ya se han podido detectar y solucionar previamente.

Por ejemplo, cuando una marca lanza una campaña de marketing siguiendo los principios del ciclo de mejora continua, puede saber qué cambios necesita la campaña para pasarla a una escala mayor, y así evitar retrocesos y posibles costes adicionales.

• Minimiza errores

Un ciclo de mejora continua sienta las bases para detectar fallos en procesos internos de manera temprana y oportuna. De esta forma, las empresas pueden actuar de forma proactiva, disminuir riesgos y costes, y fomentar una mejor relación con los clientes.

• Hace que la empresa se adapte a los cambios del mercado

Un proceso de mejora continua ayuda a que las empresas sean más flexibles ante los cambios y las dinámicas de negocio que se transforman todos los días.

Al disponer de cuestiones para mejorar continuamente, las empresas podrán conformar equipos de trabajo más competitivos e innovadores, siempre con el usuario en el centro de toda estrategia.

¿Cuáles son los pasos del ciclo de mejora continua?

A continuación, se exponen cada uno de los pasos que conforman el ciclo de mejora continua, para entender su propósito y pertinencia.

Planificar

Planificar tiene que ver con identificar problemas específicos o plantear objetivos que se quieren alcanzar con un proyecto concreto dentro de la empresa. Aquí la importancia está en determinar los recursos con los que se cuenta, el tiempo de ejecución y el objetivo que se persigue.

Dentro de esta etapa es muy importante:

• Formar los equipos adecuados.
• Tener siempre en cuenta al cliente y sus necesidades.
• Recabar todos los datos posibles y documentar la planificación.
• Reforzar los canales de comunicación dentro de los equipos involucrados.

Hacer

Una vez se cuenta con un mapa de ruta, objetivos, documentación y el equipo de trabajo adecuado, el segundo paso del ciclo de mejora continua consiste en “hacer”. Se trata de poner en marcha el plan y registrar toda la información que consideremos relevante, ya que en algunos casos lo que se planifica en el papel resulta diferente en la práctica.

En el ciclo de mejora continua, esta fase busca ejecutar el plan a menor escala o a lo que también se conoce como escala de prueba. De ese modo, se podrán evaluar más fácilmente los resultados para hacer las modificaciones o los ajustes necesarios.

Verificar

¿El cambio o proyecto tuvo los resultados que esperabas? En este punto del ciclo de mejora continua, las empresas tienen la posibilidad de observar si los cambios que están realizando o las campañas que están lanzando a pequeña escala tienen viabilidad.

Actuar

Ya sea para mejorar un proceso en el que se han detectado problemas o para aprovechar una oportunidad de negocio, en este punto del ciclo de mejora continua, las empresas pueden extrapolar las acciones puntuales a mayor escala en el seno de la organización.

La idea es que el ciclo de mejora continua en este punto se reinicie, dado que es en su continuidad cuando se logran más y mejores resultados. Así pues, resulta una metodología circular que promueve una mayor calidad. De hecho, según algunos expertos, el ciclo de mejora continua ha demostrado ser muy efectivo en sistemas de gestión de calidad basados en la ISO 9001.

Beneficios del ciclo de mejora continua en relación con el ratio de conversión

La metodología detallada y efectiva que una empresa consigue a través del ciclo de mejora continua ofrece muchos beneficios vinculados al aumento del ratio de conversión, al permitir que los clientes interactúen con la empresa de la forma en que prefieran.

La principal ventaja de implementar un ciclo de mejora continua tiene que ver con la optimización del diseño de experiencia de usuario, ya que, al fin y al cabo, esta metodología pone el foco en el cliente.

El ciclo de mejora continua incrementa al ratio de conversión de las empresas, en la medida que promueve:

• Automatizar procesos para mejorar la productividad
• Identificar nuevas oportunidades de negocio dentro del ciclo
• Escuchar de forma activa las necesidades de los clientes

¿Cómo aplicar un ciclo de mejora continua en tu empresa? Ejemplo práctico

A continuación, se emplea un ejemplo práctico para explicar cómo se puede poner en marcha un ciclo de mejora continua dentro de una empresa.

Ejemplo: en tus redes sociales estás recibiendo cada vez más comentarios negativos con respecto a la experiencia de usuario de tu sitio web.

¿Cómo solucionarlo con un ciclo de mejora continua?

• Planificar: recabar los comentarios negativos de las redes sociales, designar un equipo responsable de validar esos problemas de experiencia de usuario y establecer mecanismos efectivos de respuesta a los usuarios.
• Hacer: escoger un determinado número de comentarios y darles respuesta de acuerdo con el plan.
• Verificar: verificar la sensación de los usuarios ante las respuestas dadas.
• Ejecutar: implementar este mecanismo de respuesta en redes sociales, mediante directrices que incluyan a los responsables y las respuestas para situaciones específicas.

En definitiva, un ciclo de mejora continua es fundamental para que las empresas mejoren sus procesos y su gestión de manera constante, identificando riesgos y encontrando soluciones con rapidez y efectividad frente a cualquier dificultad.

En lo relativo al ratio de conversión, el ciclo de mejora continua es clave para optimizar y potenciar la experiencia de los usuarios, lo cual garantiza que interactúen con las empresas de la forma deseada.