Cómo firmar un documento PDF con firma electrónica o certificado digital

No es un secreto que  la digitalización ha cambiado la forma en que gestionamos documentos legales y contratos. Ahora, firmar un PDF de manera electrónica nos permite ahorrar tiempo y disponer de cierta seguridad y validez legal. 

En este artículo, exploramos las mejores formas de firmar un PDF con firma electrónica o certificado digital, explicamos su legalidad y te mostramos herramientas gratuitas para hacerlo.

¡A partir de ahora te fiaras más de la pantalla de tu ordenador que del bolígrafo de toda la vida 😜​!

¿Firmar un PDF digitalmente es legal?

¡Sí! La firma electrónica está respaldada por leyes en la mayoría de los países y se considera legalmente vinculante, siempre que cumpla con ciertos requisitos. No todas las firmas electrónicas tienen el mismo nivel de seguridad o reconocimiento legal, por lo que es importante conocer sus diferencias.

Como vimos en el artículo anterior, existen distintos tipos de firmas electrónicas, y distintas regulaciones para cada región. ¡A continuación las repasamos!

Tipos de firma electrónica según su nivel de seguridad y validez legal:

🔸​ Firma Electrónica Simple: Básica y fácil de usar. Puede ser una imagen de la firma manuscrita o un nombre escrito digitalmente. Sin embargo, es la menos segura y fácil de falsificar.

🔸​ Firma Electrónica Avanzada: Más segura, ya que está vinculada de manera única al firmante y permite verificar su identidad. Suele utilizar métodos de autenticación adicionales, como códigos SMS o correos electrónicos de verificación.

🔸​ Firma Electrónica Cualificada: El nivel más alto de seguridad y validez legal. Se basa en un certificado digital emitido por una autoridad certificadora oficial y tiene el mismo peso legal que una firma manuscrita.

​📜​ Regulaciones que aseguran su validez:

• Europa: Reglamento eIDAS regula y estandariza las firmas electrónicas en la UE.
• Estados Unidos: ESIGN Act y UETA establecen su reconocimiento en todo el país.
• Latinoamérica: Cada país tiene normativas específicas, como la Ley de Firma Electrónica en Argentina, México o Colombia.
  

Diferentes métodos para firmar un PDF con firma electrónica

Existen múltiples formas de firmar un documento PDF de manera digital. Dependiendo de tus necesidades, puedes optar por herramientas online, software especializado o incluso certificados digitales emitidos por entidades oficiales. Aquí te mostramos algunas opciones:

🖱️​ Firmar con software de edición de PDFs

Algunos programas permiten agregar firmas electrónicas directamente sobre el documento sin necesidad de subirlo a plataformas externas. Opciones recomendadas:

🔹 PDF-XChange Editor: Permite insertar firmas manuscritas o imágenes de firmas gratuitamente.

🔹 Foxit PDF Reader: Ofrece una función de firma gratuita sin conexión a internet.

🖱️​ Firmar online sin descargar software

Si prefieres una opción rápida sin instalar programas, puedes utilizar plataformas web que permiten firmar PDFs con facilidad:

🔹 SignWell: Alternativa gratuita que admite hasta tres documentos al mes sin costo.

🔹 Smallpdf eSign: Permite firmar y enviar documentos sin necesidad de registro.

🖱️​ Firmar con certificado digital

Para documentos legales o comerciales de alto valor, utilizar un certificado digital proporciona mayor validez. Puedes obtener un certificado a través de:

🔹 Camerfirma o FNMT (España): Proveen certificados cualificados reconocidos en la UE.

🔹 GlobalSign o DigiCert: Opciones populares para firmas digitales internacionales. 

🖱️​ Silt: Firma electrónica con verificación de identidad

Si necesitas firmar un documento con garantías de autenticidad, Silt ofrece una solución con verificación biométrica, lo que evita suplantaciones de identidad y asegura el cumplimiento de normativas KYB y KYC.

Pasos para firmar un documento PDF digitalmente

1. Selecciona una plataforma de firma electrónica
   Evalúa tus necesidades: si requieres una firma básica, avanzada o cualificada. Para documentos con valor legal importante, opta por una herramienta con soporte de certificados digitales.
   
2. Sube el documento PDF
   La mayoría de las plataformas permiten arrastrar y soltar archivos directamente desde tu ordenador o importarlos desde la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.).
   
3. Verifica tu identidad (opcional, pero recomendable)
   Algunas herramientas, como Silt, incorporan procesos de verificación biométrica y validación documental (DNI, pasaporte, etc.) para garantizar que el firmante es quien dice ser. Esto es clave en sectores como el financiero y legal.
   
4. Aplica la firma electrónica o inserta un certificado digital
   
   • Si usas una firma electrónica simple, puedes dibujar tu firma en pantalla o subir una imagen.
     
   • Para firmas avanzadas, las plataformas generan claves cifradas vinculadas al firmante.
     
   • En firmas cualificadas, necesitarás un certificado digital emitido por una autoridad certificadora reconocida.
     
5. Descarga y comparte el documento firmado
   Una vez firmado, la plataforma generará un archivo con la firma incrustada y una posible auditoría del proceso (fecha, IP, identificación del firmante). Luego, podrás enviarlo por correo electrónico o almacenarlo en la nube.
   

Seguridad en la firma de PDFs: KYB y KYC

Verificar la identidad de los firmantes es crucial para prevenir fraudes y garantizar la legalidad del documento. KYB (Know Your Business) y KYC (Know Your Customer) son procesos que ayudan a validar la identidad de personas y empresas antes de cerrar acuerdos.

Silt ofrece un sistema de firma electrónica con verificación biométrica que asegura que solo personas y empresas autorizadas puedan firmar documentos digitales.

Confianza y eficiencia en la firma electrónica

Firmar un PDF de forma digital ya no es una opción, sino una necesidad en el mundo actual. 

Con las herramientas que hemos observado te podemos garantizar que tu proceso sera sencillo y seguro.

Si buscas una solución que combine firma electrónica con verificación de identidad para garantizar la seguridad de tus documentos, prueba Silt hoy mismo y firma con total confianza.