Cómo mejorar la estrategia compliance de tu empresa: 7 consejos

El Corporate Compliance es un conjunto de buenas prácticas establecidas por las organizaciones para evitar el incumplimiento de obligaciones legales por parte de sus colaboradores y directivos. En un contexto normativo cada vez más exigente y complejo, el cumplimiento de estas normas se vuelve esencial para las empresas. No solo ayuda a prevenir sanciones legales y financieras, sino que también protege la reputación de la organización (¿cómo? Wait for it).

Con la globalización, las empresas operan en múltiples jurisdicciones, cada una con sus propias regulaciones. Esto añade un nivel de complejidad que hace imprescindible la implementación de programas de cumplimiento robustos y adaptables. ¿Te interesa saber cómo poder mejorar la estrategia de Compliance en tu empresa? Te lo explicamos todo en este artículo.

¿Qué es una estrategia de compliance?

Hace tiempo, exploramos en detalle qué son las políticas de compliance y cómo estas forman el marco regulatorio interno que guía el comportamiento de todos los miembros de una organización. Ahora, nos centraremos en la estrategia de compliance, que es el plan de acción diseñado para implementar y asegurar el cumplimiento de estas políticas de manera efectiva.

Una estrategia de compliance es un conjunto de acciones, medidas o pasos planificados y programados para trabajar de forma articulada con el fin de alcanzar un objetivo específico: asegurar que la organización cumpla con todas sus obligaciones legales y éticas. 

En otras palabras, mientras que las políticas de compliance son las reglas y normas que la empresa debe seguir, la estrategia de compliance se refiere a cómo se implementan estas reglas y normas en la práctica. Las políticas establecen el «qué» y el «por qué» del cumplimiento, mientras que la estrategia define el «cómo» y el «cuándo».

Esta estrategia es definida por el Oficial de Cumplimiento, quien debe considerar el contexto de la organización, el estado de madurez del programa de compliance y los recursos disponibles para alcanzar los objetivos propuestos.

Los recursos a disposición del Oficial de Cumplimiento pueden variar significativamente, tanto en cantidad como en accesibilidad. Sin embargo, una estrategia de compliance eficaz se enfoca en:

• Acciones planificadas: Definir y ejecutar acciones específicas que garanticen el cumplimiento de las políticas establecidas.
• Medidas concretas: Implementar medidas que permitan monitorear y evaluar el cumplimiento de las normativas.
• Pasos programados: Establecer una cronología clara para la implementación y revisión de las políticas y procedimientos de compliance.

La estrategia de compliance ideal es aquella que facilita el logro de los objetivos haciendo un uso equilibrado y racional de los recursos disponibles. Alcanzar este equilibrio requiere seguir algunas recomendaciones clave:

• Evaluar el contexto organizacional: Conocer la estructura, cultura y operaciones de la empresa para diseñar una estrategia adecuada.
• Determinar el estado de madurez del programa de compliance: Evaluar el nivel actual de implementación y efectividad de las políticas de compliance.
• Asignar recursos de manera eficiente: Asegurar que los recursos humanos, tecnológicos y de información estén bien distribuidos y utilizados de manera óptima.
• Establecer indicadores de éxito: Definir métricas claras para medir el progreso y la efectividad de la estrategia de compliance.

¿Cómo lograr una estrategia de compliance impecable? ¡Te vamos a dar 7 consejos infalibles!

1) Entender y conocer a fondo la cultura de tu organización

Para implementar una estrategia de compliance efectiva, es fundamental entender y conocer a fondo la cultura de tu organización. La cultura de cumplimiento no es algo que se pueda imponer de la noche a la mañana; se desarrolla con el tiempo y puede variar significativamente de una empresa a otra.

En algunas organizaciones, la cultura de cumplimiento se respira en todos los rincones. Esto puede ser el resultado del trabajo continuado de una oficina de cumplimiento establecida previamente o el reflejo del liderazgo. Cuando el liderazgo de una empresa valora y promueve activamente el cumplimiento, los empleados suelen seguir ese ejemplo, facilitando enormemente el trabajo de los oficiales de cumplimiento.

Sin embargo, no todas las organizaciones cuentan con una cultura de cumplimiento sólida. En aquellas donde no se ha avanzado tanto en este aspecto, es necesario trabajar más arduamente para construirla. La estrategia para desarrollar una cultura de cumplimiento será diferente y requerirá mayores recursos en estas empresas.

Para conocer la cultura de tu organización es llevar a cabo un análisis profundo de la compañía. Este análisis debe incluir:

1. Historial de hechos relacionados con el cumplimiento legal: Revisar incidentes pasados de incumplimiento, sanciones y medidas correctivas que se hayan implementado. Este historial proporciona una base sobre la cual trabajar y entender las áreas de riesgo recurrentes.

2. Diagnóstico de la situación actual: Evaluar el estado actual de la compañía en cuanto a cumplimiento legal. Esto incluye revisar las políticas y procedimientos existentes, así como la percepción de los empleados sobre el cumplimiento. Entrevistas, encuestas internas y auditorías pueden ser herramientas útiles para este diagnóstico.

Una vez que se comprenden los hechos pasados y el estado actual de la organización, se puede determinar con mayor precisión cómo debe ser el programa de Corporate Compliance. Este conocimiento permite adaptar la estrategia a las necesidades específicas de la empresa y a su cultura organizacional.

2) Conocer también el entorno regulatorio 

Para una estrategia de compliance eficaz, es fundamental conocer y entender el entorno regulatorio en el que opera tu empresa. ¿Cúal es el marco regulatorio? Dos palabras sobre Europa.

A nivel europeo, el entorno regulatorio es igualmente exigente y está en constante cambio. Algunas de las normativas más importantes que afectan a las empresas en toda la UE incluyen:

• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR): Entró en vigor en mayo de 2018 y es una de las normativas más estrictas en cuanto a la protección de datos personales. El GDPR impone severas sanciones por incumplimiento y obliga a las empresas a adoptar medidas proactivas para proteger los datos de los ciudadanos de la UE.

• Directiva sobre Servicios de Pago (PSD2): Esta directiva tiene como objetivo aumentar la seguridad de los pagos electrónicos y promover la innovación en los servicios de pago. Requiere que las empresas implementen medidas de autenticación reforzada y fomenta la competencia en el sector de los pagos.

• Directiva sobre Mercados de Instrumentos Financieros (MiFID II): Regula los mercados de valores en la UE, mejorando la transparencia y protegiendo a los inversores. Las empresas deben cumplir con requisitos estrictos de reporte y transparencia, y garantizar que sus servicios financieros sean justos y claros para los clientes.

Dado que el entorno regulatorio está en constante evolución, es crucial que las empresas se mantengan actualizadas con los cambios normativos. Algunas estrategias para lograrlo incluyen:

• Suscribirse a boletines de actualización legal
• Participar en seminarios y conferencias
• Formar parte de asociaciones de la industria
• Utilizar tecnología y herramientas de cumplimiento

3) Actualizar su política y sus procedimientos

Las políticas de compliance no deben ser algo estático, sino que deben poder cambiarse y actualizarse cuando se produzcan cambios normativos o se aprueben nuevas leyes y reglamentos que afecten a la empresa y su actividad, sobre todo por lo que comentamos anteriormente.

Porque sí, el entorno regulatorio y legal en el que operan las empresas está en constante cambio. Nuevas leyes, regulaciones y directrices se introducen regularmente, y es crucial que las políticas de compliance reflejen estos cambios. 

Si las políticas se mantienen estáticas, pueden volverse obsoletas y no cumplir con los requisitos legales actuales, lo que pone en riesgo a la empresa. Por esta razón se necesita:

• Monitoreo constante del entorno regulatorio: Estar al tanto de las novedades legislativas y reguladoras que puedan afectar a la empresa. Como dijimos anteriormente, esto puede lograrse a través de suscripciones a boletines legales, participación en seminarios, y colaboración con asociaciones de la industria.
• Evaluación interna: Analizar cómo los cambios regulatorios impactan las operaciones de la empresa. Este análisis debe involucrar a los departamentos pertinentes para asegurar una comprensión completa de las implicaciones.
• Revisión y redacción de nuevas políticas: Una vez identificado el impacto de los cambios regulatorios, es necesario revisar y, si es necesario, redactar nuevas políticas o procedimientos. Esto incluye actualizar documentos existentes y crear nuevos protocolos que se alineen con las nuevas normativas.
• Aprobación y adopción: Las políticas revisadas deben ser aprobadas por la alta dirección y adoptadas oficialmente por la empresa. Este paso es crucial para asegurar que las políticas tengan la autoridad y el respaldo necesarios.
• Capacitación continua: Proporcionar formación regular sobre las políticas de compliance actualizadas es esencial para mantener a los empleados informados y comprometidos. La capacitación debe ser interactiva y práctica, enfocándose en escenarios reales que los empleados puedan enfrentar.
  

4) Analizar SIEMPRE los riesgos

El análisis de riesgos es una piedra angular de cualquier estrategia de compliance efectiva. Su propósito es identificar, evaluar y mitigar los riesgos a los que se enfrenta la empresa, permitiendo así una gestión proactiva y una toma de decisiones informada. A través de la creación de un mapa de riesgos, los oficiales de cumplimiento pueden visualizar y comunicar claramente los riesgos específicos que afectan a la organización.

¿Qué es un mapa de riesgos? El mapa de riesgos es una herramienta esencial que representa gráficamente los riesgos identificados. Suele presentarse en una cuadrícula bidimensional, donde un eje muestra la frecuencia o probabilidad de ocurrencia y el otro eje representa el impacto financiero o la gravedad del riesgo. 

Esta representación visual ayuda a priorizar los riesgos, centrándose en aquellos que tienen alta frecuencia y alta gravedad.

Y ojo, el trabajo de identificación y evaluación de riesgos permite al oficial de cumplimiento conocer los puntos exactos donde están los problemas. Este proceso implica distintos steps:

1. Identificación de riesgos
2. Evaluación de riesgos
3. Creación del mapa de riesgos
4. Gestión de riesgos

Escucha bien: las leyes y normativas aplicables deben servir como base para identificar los riesgos de cumplimiento. Dependiendo del contexto de la empresa (ubicación geográfica, actividad, productos o servicios, organigrama y número de empleados), se pueden determinar las medidas y controles necesarios que se incluirán en las políticas de compliance.

5) Fomentar una comunicación abierta con toda la empresa

Para que una estrategia de compliance sea efectiva, es fundamental fomentar una comunicación abierta y transparente en toda la organización. Las políticas de compliance deben ser conocidas y comprendidas por todos los miembros (¡sí, todos!) de la empresa, y esto solo puede lograrse a través de una comunicación efectiva y constante. Y esta comunicación, además, tiene que ser clara y accesible.

¿Cómo hacerlo?

1. Intranet corporativa: Un sitio interno donde los empleados puedan acceder fácilmente a todas las políticas y procedimientos de compliance.
2. Newsletter informativas: Envío regular de correos electrónicos que destaquen las políticas clave y cualquier actualización relevante.
3. Reuniones y talleres: Sesiones periódicas donde se discuten las políticas de compliance y se responden preguntas de los empleados.

Una comunicación efectiva no es solo un proceso unidireccional donde la dirección informa a los empleados sobre las políticas de compliance. Es igualmente importante fomentar una comunicación bidireccional, donde los empleados se sientan cómodos planteando dudas, haciendo sugerencias y reportando posibles incumplimientos. Esto se puede lograr mediante:

• Canales de comunicación claros
• Cultura de apertura y transparencia
• Retroalimentación regular
  

6) Proporcionar canales de denuncias a los miembros de la sociedad

Para asegurar la eficacia de una estrategia de compliance, es fundamental implantar un canal de denuncias interno que permita a los miembros de la empresa informar sobre los incumplimientos de las políticas de compliance implementadas. Este canal debe ser accesible, confidencial y garantizar la protección de los informantes contra cualquier tipo de represalia.

Un canal de denuncias efectivo debe cumplir con varios criterios esenciales para asegurar su utilidad y credibilidad dentro de la organización:

• Facilidad de uso
• Confidencialidad y anonimato
• Protección contra represalias
• Gestión responsable

Es igualmente importante disuadir el uso indebido del canal de denuncias. Esto incluye el envío de denuncias falsas o su uso como un simple buzón de quejas. Para prevenir estos abusos, es recomendable definir claramente qué tipos de denuncias son apropiadas para el canal y cuáles no. Estos criterios deben ser comunicados a todos los empleados y proveer formación a los empleados sobre el uso adecuado del canal de denuncias y las consecuencias de hacer denuncias falsas.

7) Implementar tecnologías de automatización

Hoy en día, las empresas se enfrentan a regulaciones cada vez más complejas y a una mayor presión para cumplir con las normativas. Pues, la implementación de tecnologías de automatización se ha convertido en una necesidad. 

Una de las áreas donde la automatización puede tener un impacto significativo es en el proceso de Know Your Business (KYB). Este proceso implica verificar la identidad y la legitimidad de las empresas con las que se hace negocios, y es crucial para prevenir fraudes, lavado de dinero y otras actividades ilegales. La automatización del proceso KYB puede ofrecer múltiples beneficios, incluyendo:

• Eficiencia mejorada: La automatización reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar las verificaciones. En lugar de que el personal dedique horas o días a investigar manualmente cada empresa, un sistema automatizado puede realizar estas tareas en minutos.
• Precisión aumentada: Los sistemas automatizados pueden reducir el riesgo de errores humanos, asegurando que las verificaciones se realicen con mayor exactitud y consistencia.
• Cumplimiento continuo: Las soluciones automatizadas pueden actualizarse fácilmente para cumplir con las nuevas regulaciones, asegurando que la empresa siempre esté al día con sus obligaciones de cumplimiento.

Implementar tecnologías de automatización en el área de compliance no solo mejora la eficiencia y la precisión, sino que también ayuda a resolver varios problemas comunes que enfrentan las organizaciones:

🔵 ​Reducción de costes: Al automatizar procesos que tradicionalmente consumen muchos recursos, las empresas pueden reducir significativamente sus costos operativos.

🔵​ Mitigación de riesgos: La automatización puede ayudar a identificar y mitigar riesgos de manera más efectiva. Los sistemas automatizados pueden analizar grandes volúmenes de datos para detectar patrones sospechosos que podrían pasar desapercibidos en un análisis manual.

🔵​ Mejora de la toma de decisiones: Con acceso a datos precisos y actualizados en tiempo real, los oficiales de cumplimiento pueden tomar decisiones más informadas y oportunas.

🔵​ Auditorías simplificadas: Los sistemas automatizados pueden generar registros detallados y completos de todas las actividades de cumplimiento, facilitando las auditorías internas y externas.

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