¿Cómo saber si una empresa es legal y que es de fiar?

Es cierto, el mundo empresarial ha experimentado y sigue experimentando una evolución sin precedentes. Las empresas pueden establecerse rápidamente, operar en múltiples jurisdicciones y ofrecer servicios a nivel global. Sin embargo, este crecimiento exponencial ha traído consigo ciertos desafíos, en especial, la creciente dificultad de distinguir entre empresas legítimas y aquellas que pueden estar involucradas en actividades ilícitas o no ser del todo confiables.

Hay siempre más empresas: según el Instituto Nacional de Estadística, el número de empresas activas en España aumentó un 1,9% durante 2021 y se situó en 3,43 millones. Pero, ¿serán todas legales? Aquí inicia el problema: se estima que miles de empresas «fantasmas» o ficticias se crean anualmente, siendo utilizadas para una variedad de propósitos, desde la evasión fiscal hasta el lavado de dinero y otros delitos financieros. ¿Un ejemplo? En el último año, el pluriempleo suma cerca de 800.000 afiliados ‘fantasma’ a la Seguridad Social.

Dada la opacidad y complejidad de las estructuras corporativas actuales, es esencial contar con herramientas y métodos eficaces para determinar la legalidad y fiabilidad de una empresa. 

El proceso de verificar la autenticidad, solidez y transparencia de una empresa se ha vuelto un componente esencial en la toma de decisiones para inversores, socios comerciales y reguladores. Es aquí donde conceptos como los UBOs (Ultimate Beneficial Owners) y los procesos de KYB (Know Your Business) y KYC (Know Your Customer) entran en juego, ofreciendo una solución integral para abordar estos desafíos.

En este artículo, veremos cómo podemos determinar la legalidad de una empresa, la relevancia de identificar a los UBOs y las formas rápidas y eficaces de discernir si una empresa tiene problemas financieros o si es de fiar. Vamos.

¿Cómo saber si una empresa es legal?

Cuando nos enfrentamos a la tarea de colaborar, invertir o iniciar cualquier tipo de relación comercial con una empresa, es fundamental asegurarnos de su legalidad y legitimidad. En España, existen varios métodos y recursos que nos permiten verificar el estatus legal de una empresa. 

Pues, estas son algunas pautas clave para garantizar que una empresa opera legalmente en territorio español.

1. Registro Mercantil

El primer paso recomendado es acudir al Registro Mercantil. Es el organismo oficial encargado de registrar y brindar información sobre todas las empresas que operan en España. Si una empresa está inscrita en el Registro Mercantil, significa que ha cumplido con los procedimientos legales requeridos para su constitución y funcionamiento. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, para acceder a esta información, generalmente se debe abonar una tasa.

2. Dirección General de Tributos

Otra institución a considerar es la Dirección General de Tributos. Aquí, se puede obtener información adicional y confirmar la legalidad de una empresa.

3. Verificación del CIF

Cada empresa en España tiene asignado un CIF (Código de Identificación Fiscal). Este código único es una herramienta esencial para validar la existencia legal de una empresa. Para comprobar el CIF, simplemente se debe visitar el sitio web oficial de la Agencia Tributaria. Además, si estás considerando una colaboración o negocio más extenso y deseas asegurarte de que la empresa no tiene deudas pendientes, es posible obtener un informe de solvencia o incluso revisar directamente en la página de la AEAT.

Para garantizar la legalidad de una empresa en España, es vital hacer un trabajo de investigación y verificación profundo. Estas herramientas, adecuadamente empleadas, aseguran una base sólida para cualquier relación comercial o empresarial que desees establecer.

Pues, ¿no te parece un proceso muy largo?

Y ojo, no acaba aquí.

¿Quiénes son los UBOs y por qué son relevantes para saber la salud legal y fiscal de una empresa?

A la hora de determinar la salud legal y fiscal de una empresa, no sólo es esencial examinar los aspectos legales y financieros de la propia empresa, sino también considerar a las personas detrás de ella. Este enfoque más amplio nos lleva al concepto de los UBOs, o Ultimate Beneficial Owners, y su crucial relevancia.

Los UBOs se refieren a:

• Las personas que podrían ser propietarias legales de una empresa.
• Las personas o conjunto de individuos que tienen control sobre la entidad.
• Es posible que una entidad tenga múltiples beneficiarios efectivos o grupos de propietarios, ocultando intencionadamente la identidad de aquellos con intereses de control.

• El «beneficiario final» de una entidad se define como alguien que:
  • Posee un 25% o más del capital social.
  • Ejerce el 25% o más de los derechos de voto.
  • Es beneficiario del 25% o más del capital.
  • Es un «director nominado» que oculta la identidad real del propietario o realiza actividades no permitidas.
  • Puede ser una empresa que actúa como «director de empresa», estableciendo estructuras corporativas difíciles de rastrear para actividades ilícitas.
  • Es titular de «acciones al portador», que permiten el anonimato y pueden ser usadas para actividades como la evasión fiscal o el blanqueo de capitales.

La verificación de la identidad de un UBO puede ser compleja debido a la intrincada naturaleza de las estructuras corporativas modernas y, en ocasiones, a la falta de transparencia. No obstante, la tecnología ha traído soluciones de vanguardia que simplifican este proceso. 

Existen herramientas tecnológicas de verificación remota que emplean técnicas avanzadas para asegurarse de que la persona detrás de una empresa es realmente quien dice ser (en poco te desvelaremos el secreto).

Aparte de estas técnicas, la verificación también puede apoyarse en bases de datos, tanto públicas como privadas, para recopilar información adicional que ayude a autenticar la identidad y la reputación de un UBO.

Finalmente, es fundamental subrayar que cualquier proceso de verificación del UBO debe estar alineado con las leyes y regulaciones locales. Esto implica garantizar que el proceso esté a la altura de los estándares de seguridad y privacidad actuales y que cumpla con las normativas de Know Your Client (KYC) y Anti Lavado de Dinero (AML). A fin de cuentas, la integridad de una empresa no sólo depende de sus finanzas, sino también de las personas que la dirigen y controlan.

¿Cómo saber rápidamente si una empresa tiene problemas financieros o si es de fiar?

Pues, por suerte te vamos a dar una solución rápida, eficiente y sobre todo que te hará ahorrar muchísimo tiempo y costes. Pues, es el proceso automatizado de KYB, conocido como «Know Your Business». Entre las soluciones KYB más destacadas se encuentra la de Silt, que proporciona múltiples beneficios a sus usuarios. Pero, ¿cuáles son sus beneficios?

• Ahorro de tiempo: Silt automatiza desde la recopilación de documentos hasta la verificación de los representantes de las empresas con las que tratas. Esto significa menos tiempo invertido y menos necesidad de equipos especializados en verificación.

• Potencia el crecimiento: Con Silt, puedes manejar un mayor número de verificaciones sin tener que incrementar proporcionalmente tus recursos humanos, gracias a su proceso de recolección de datos automatizado.

• Reducción de riesgos: Disminuir el riesgo de fraude y las posibles sanciones reglamentarias es más sencillo con una verificación sólida. Silt te ayuda a cumplir con todas las regulaciones y requisitos legales.

• Simplificación del análisis: Silt te permite gestionar todo el proceso de onboarding desde un único lugar, ofreciendo verificaciones de las personas relevantes de la empresa, información financiera, y documentos oficiales.

• Búsqueda de información: Con Silt, puedes acceder fácilmente a la información de tus clientes que está disponible en registros gubernamentales de todo el mundo.

• Verificación exhaustiva: Desde el descubrimiento de UBOs hasta la verificación biométrica de los representantes legales y la comprobación de UBOs KYC y KYB, Silt cubre todos los aspectos necesarios.

• Personalización y adaptabilidad: Puedes adaptar la verificación a las necesidades específicas de tu empresa, desde búsquedas básicas hasta información detallada sobre accionistas y beneficiarios.

• Inteligencia Artificial avanzada: Silt emplea la más reciente tecnología IA para extraer información crucial de documentos proporcionados por tus clientes. Si necesitas información adicional, simplemente la solicitas a través del chat.

• Base de datos reutilizable: Una vez que una empresa ha sido verificada por Silt, su identidad digital se almacena, haciendo futuros procesos de onboarding mucho más rápidos y sin complicaciones.

¿Listo para cambiar la forma en que verificas y te relacionas con otras empresas? ¡Pruébalo ahora! Solicita una demo gratuita de Silt y descubre cómo puede revolucionar tus procesos de verificación.