Email certificado: qué es y cómo enviarlo

Muchos clientes nos preguntan si un email certificado es realmente válido, para qué se puede usar y cómo enviarlo. Y la respuesta es simple: sí, tiene validez legal, es útil en muchas situaciones y enviarlo es más fácil de lo que piensas.

En este artículo, te contamos qué es, por qué es una herramienta clave para empresas y profesionales, y cómo puedes enviarlo de manera rápida y segura.

¿Qué es un email certificado?

Un email certificado es un correo electrónico que ofrece prueba legal de su envío, recepción y contenido. Es como un burofax digital: te asegura que el destinatario lo ha recibido y que el contenido no ha sido alterado.

Para que esto sea posible, entra en juego un tercero de confianza, que certifica que la comunicación ocurrió y genera un documento probatorio con todos los detalles.

En resumen, cuando envías un email certificado, tienes una prueba verificable de que:

✅ El correo fue enviado.

✅ El destinatario lo recibió.

✅ El contenido del mensaje no fue modificado.

✅ Se registraron la fecha y hora exactas de envío y recepción.

Esto lo convierte en una herramienta ideal para comunicaciones importantes en las que necesitas tener una prueba legal.

¿Para qué puedes utilizar el email certificado?

El email certificado es útil en muchísimas situaciones. Estas son algunas de las más comunes:

• Notificaciones legales y laborales: comunicar despidos, bajas, ERTEs o cualquier otra información relevante a empleados.
• Reclamaciones de pagos: notificar facturas impagadas o reclamaciones de deudas.
• Convocatorias de reuniones y juntas: asegurar que todos los destinatarios recibieron la notificación.
• Comunicaciones con clientes: avisos sobre cambios en contratos, condiciones o cualquier otra información relevante.
• Alta o cancelación de contratos: asegurarte de que ambas partes tienen constancia legal del acuerdo.
• Autorizaciones legales ante terceros: como cesiones de derechos o permisos específicos.
• Envío de documentos importantes: garantizar que un contrato, factura o notificación llegó a destino.

Si necesitas dejar constancia de que enviaste una comunicación y que el destinatario la recibió, el email certificado es la mejor opción.

Ventajas y beneficios

El email certificado tiene grandes ventajas frente a otros métodos de comunicación como el burofax o la carta certificada. Aquí te dejamos las más importantes:

1️⃣​ Inmediatez: llega a su destino en segundos, igual que un correo electrónico convencional. No hay que esperar a que el destinatario lo recoja ni depender del correo postal.

2️⃣​ Facilidad de uso: no necesitas conocimientos técnicos ni herramientas complicadas. Si sabes enviar un email, puedes enviar un email certificado. Solo necesitas una plataforma que ofrezca este servicio, como Signaturit.

3️⃣​ Ahorro de costes: enviarlo es mucho más barato que enviar una carta certificada por correo postal. Además, reduces el tiempo de gestión y eliminas gastos asociados al papel y al transporte.

4️⃣​​ Validez legal: el email certificado tiene reconocimiento legal y puede utilizarse como prueba en procesos judiciales. Los tribunales han avalado su uso como medio de notificación fehaciente.

5️⃣​ Beneficios medioambientales: al eliminar el uso de papel, sobres y transporte, el email certificado es una alternativa mucho más sostenible que el correo postal.

Estas ventajas hacen que el email certificado sea la opción ideal para cualquier empresa o profesional que quiera agilizar sus comunicaciones sin perder seguridad ni validez legal.

Su validez legal

Seguro que te preguntas: ¿tiene la misma validez que un burofax o una carta certificada? La respuesta es sí, pero con una condición: debe ser enviado a través de un prestador de servicios de certificación acreditado.

En la Unión Europea, la normativa eIDAS regula los servicios de confianza, incluyendo el email certificado. Esto significa que:

✔ Es reconocido en todos los países de la UE como un método válido para notificaciones legales.

✔ Puede utilizarse como prueba en un juicio, ya que acredita el envío, recepción y contenido del mensaje.

✔ No requiere intervención de un perito, porque el prestador de servicios ya certifica la comunicación.

El Tribunal Supremo lo ha reconocido como una prueba válida en procesos legales. Si envías un email certificado con una plataforma reconocida, tendrás un documento probatorio que demuestra que el destinatario recibió el mensaje y qué contenía exactamente.

¿Cómo enviar un correo certificado?

Enviarlo es tan fácil como enviar un correo normal. Solo necesitas un servicio especializado como Signaturit y seguir estos pasos:

1) Accede a la plataforma: desde la web o app de tu proveedor de email certificado, inicia sesión en tu cuenta.

2) Redacta tu email: escribe el mensaje como lo harías con un correo normal. Si es necesario, adjunta documentos.

3) Selecciona el nivel de certificación: dependiendo del servicio, puedes elegir diferentes niveles de certificación:

• Confirmación de recepción del email.
• Confirmación de apertura del email.
• Confirmación de visualización de documentos adjuntos.
• Confirmación de descarga de documentos adjuntos.

4) Envía: haz clic en «Enviar» y la plataforma se encargará de registrar y certificar la comunicación.

5) Recibe el documento probatorio: una vez que el destinatario reciba el email, recibirás un documento con las evidencias electrónicas del proceso: fecha y hora de envío, recepción, lectura y cualquier otra acción realizada.

¡Y listo! Ya tienes una comunicación certificada con total validez legal.

El email certificado es la solución perfecta para enviar comunicaciones importantes con prueba legal de entrega y contenido, de forma rápida, sencilla y económica.

Si buscas una forma eficiente de notificar clientes, empleados o socios sin gastar en burofax o cartas certificadas, el email certificado es la mejor opción.
Además, probarlo es gratis en muchas plataformas. Si necesitas saber más, nosotros (el equipo de Silt) nos quedamos a tu disposición 😉​