Onboarding KYC/KYB: 7 consejos para mejorarlo

En el entorno empresarial actual, el onboarding KYC/KYB es algo prácticamente desconocido pero muy útil para las organizaciones que buscan operar de manera segura y ágil. 

Con el creciente énfasis en el cumplimiento normativo, las empresas deben equilibrar la rapidez en sus procesos de incorporación. Un onboarding te permite mejorar la experiencia del cliente y reducir el riesgo de fraude. Además de asegurar el cumplimiento de las regulaciones

Al implementar un sistema de verificación adecuado, las empresas pueden conocer mejor a sus clientes, mitigar riesgos y fortalecer su reputación en el mercado. Este enfoque no sólo acelera el acceso a servicios, sino que también contribuye a un ecosistema más seguro y sostenible. 

La importancia del onboarding de clientes en el entorno digital

Los procesos de verificación de identidad, como KYC (Know Your Customer) y KYB (Know Your Business), son esenciales para garantizar la seguridad y la confianza en las transacciones digitales. Conocer a los clientes permite a las empresas mitigar riesgos y ayudar a cumplir con las normativas establecidas en su sector.

Sabemos que el KYC se centra en verificar la identidad de los clientes individuales, mientras que el KYB se orienta a conocer a las empresas con las que se trabaja. Ambos procedimientos permiten a las organizaciones evaluar la autenticidad y legitimidad de sus clientes. Así, contribuye a la prevención de fraudes y al cumplimiento normativo. Este conocimiento del cliente ayuda a construir relaciones sólidas y a reducir el riesgo de actividades ilegales que afectarían la reputación de la empresa. 

Si te interesa profundizar en el proceso KYB, puedes leer más en nuestro artículo sobre por qué KYB es importante 😉

Sin embargo, muchos negocios enfrentan desafíos significativos en su proceso de onboarding. La verificación prolongada, la recopilación de documentación compleja y la necesidad de cumplir con diversas normativas pueden hacer que el proceso sea engorroso. Esto puede generar frustración en los clientes y llevar a altas tasas de abandono. Lo que afectaría negativamente la satisfacción del usuario y la reputación de la empresa.

Un ejemplo claro de la transformación necesaria en el onboarding se observa en el caso de NatWest. Al enfrentar un alto índice de abandono en su proceso tradicional, el banco renovó su enfoque. Implementaron un sistema digital que permite geolocalizar a los clientes, autenticar documentos de identidad, verificar información a través de biometría y facturas de servicios públicos (en minutos). Esta modernización mejoró la experiencia del cliente y redujo significativamente las solicitudes fraudulentas. 

Beneficios de optimizar el onboarding KYC y KYB

La rapidez y eficiencia en el onboarding son clave para ofrecer una experiencia positiva al cliente. Procesos optimizados reducen las fricciones, permitiendo que los usuarios completen su registro de manera ágil y sencilla. Es decir, aumenta la satisfacción del cliente y mejora las tasas de retención. Esto es porque los usuarios son más propensos a seguir adelante cuando se sienten respaldados por un sistema eficiente.

Las regulaciones, como el Anti-Money Laundering (AML) y las listas de Personas Expuestas Políticamente (PEP), pueden ser complejas y desafiantes. Sin embargo, al optimizar el onboarding, las empresas pueden mantenerse al día con estas normativas de manera más sencilla y sin complicaciones. Esto reduce el riesgo de sanciones y asegura que el proceso de verificación no se convierta en una carga para los clientes.

La automatización de los procesos de onboarding minimiza los errores humanos y mejora la detección de irregularidades. Es decir, una reducción de costos operativos y un incremento en la eficiencia. Las soluciones tecnológicas permiten identificar comportamientos sospechosos. Además, esto lo hacen con mayor rapidez y precisión, ayudando a prevenir fraudes de manera más efectiva.

7 consejos para mejorar el onboarding de clientes

El proceso de onboarding de clientes es crucial para establecer una relación sólida desde el principio. Un onboarding bien diseñado facilita la entrada del cliente y crea una experiencia satisfactoria que fomenta la lealtad a largo plazo. Aquí te ofrecemos 7 consejos prácticos para optimizar tu proceso de onboarding KYC y KYB.

☑️​ Automatiza los procesos de verificación

Implementar herramientas digitales que realicen verificaciones automáticas permite acelerar el proceso, además de mejorar la precisión y la seguridad.

Los métodos manuales de verificación pueden ser lentos y propensos a errores. Al automatizar estas tareas, las empresas reducen el tiempo de onboarding. Esto brinda a los clientes una experiencia más fluida y rápida.

Además, la automatización ayuda a reducir costos operativos. Disminuir la carga de trabajo manual permite que los recursos se enfoquen en áreas más estratégicas. En el ámbito de KYC, se verifica la identidad de los clientes de manera eficaz, mientras que en KYB se asegura la legitimidad de las organizaciones con las que se trabaja. 

☑️​ Digitaliza la captura y validación de documentos

Al utilizar tecnología avanzada, las empresas pueden simplificar la recolección de datos y verificar la autenticidad de documentos (pasaportes, identificaciones, registros de empresas…) de manera ligera y precisa.

La digitalización elimina los procesos manuales engorrosos, permitiendo a los clientes enviar sus documentos de identificación instantáneamente desde sus dispositivos. 

Con Silt, que verificamos más de 12,000 documentos de 200 países, las empresas pueden confiar en la validez de la información. Las tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el análisis biométrico ayudan a detectar documentos falsificados y prevenir fraudes.

☑️ ​Integra herramientas de identidad y acceso centralizado

Al contar con una plataforma única, las empresas pueden gestionar más fácilmente la verificación de identidad y la validación de datos. Esto les permite agilizar el acceso a múltiples recursos desde un solo lugar.

Con una herramienta de identidad centralizada, se simplifican los flujos de trabajo y se minimizan los tiempos de espera. Esto significa que los clientes pueden acceder rápidamente a todos los servicios necesarios para completar su onboarding. Todo esto, sin tener que lidiar con procesos fragmentados o múltiples plataformas. Un flujo único para KYC y KYB ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores al ingresar información en diferentes sistemas.

Además, al centralizar los datos, las empresas pueden realizar un seguimiento más efectivo de la información de sus clientes. Esto facilita la identificación de patrones y la detección de posibles riesgos. Es especialmente importante en un entorno regulatorio en constante cambio. Aquí, la agilidad y la precisión son esenciales para cumplir con las normativas.

☑️​ Aprovecha la inteligencia artificial y machine learning para detección de fraude

Es indispensable para combatir el fraude la integración de inteligencia artificial (IA) y machine learning en el proceso de onboarding KYC y KYB. Estas tecnologías avanzadas permiten analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real. Además, ayudan a identificar patrones sospechosos que podrían pasar desapercibidos mediante métodos tradicionales.

La IA y el machine learning trabajan en conjunto para detectar comportamientos inusuales o transacciones atípicas. Al analizar el historial y los datos de los clientes, los sistemas pueden señalar alertas sobre posibles fraudes. Esto no solo protege a la empresa de pérdidas financieras, sino que también garantiza una mayor confianza en las interacciones con los clientes.

Un factor importante de estas tecnologías es su capacidad de adaptación. A medida que surgen nuevas tácticas de fraude, los sistemas de IA actualizan sus algoritmos.  El objetivo es reconocer y contrarrestar estas amenazas emergentes. Esto asegura que las empresas se mantengan un paso adelante en la lucha contra el fraude y cumplan con las normativas vigentes.

☑️ ​Cumple con normativas locales e internacionales

Cumplir con las regulaciones significa proteger a la empresa de posibles sanciones legales y reforzar la confianza del cliente. Las normativas, mencionadas anteriormente, AML y las regulaciones sobre PEP preveen actividades ilícitas y mantienen la integridad del sistema financiero. 

El panorama regulatorio cambia constantemente, por lo que las empresas deben mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones. Utilizar herramientas de monitoreo y establecer relaciones con asesores legales es de gran ayuda para adaptarse a nuevas normativas. Así como, asegurarse de que los procesos sean conformes. También recordamos que contar con un sistema de verificación eficiente facilita el cumplimiento, minimizando riesgos y errores.

Los usuarios desean saber que están tratando con una organización que prioriza la seguridad y la ética. Un proceso de onboarding que respete las normativas aplicables demuestra un compromiso hacia la transparencia y la responsabilidad.

☑️ ​Ofrece una experiencia de usuario fluida y móvil, sin fricciones

Todos sabemos que brindar una experiencia de usuario intuitiva ayuda a atraer y retener clientes. Un proceso de onboarding KYC y KYB debe ser accesible y fácil de usar. Debe permitir que los usuarios completen sus verificaciones desde cualquier dispositivo, ya sea una computadora de escritorio o un smartphone. Esto mejora la satisfacción del cliente y reduce la tasa de abandono, un factor crítico en un proceso complejo y frustrante.

En cuanto a la optimización para dispositivos móviles, sabemos que un número creciente de usuarios realiza sus procesos de onboarding con smartphones. Según un estudio reciente, el 83% de los consumidores considera que es vital disfrutar de una experiencia de usuario perfecta en todos los dispositivos. Esto subraya la necesidad de que las plataformas de empresas sean responsivas y amigables con el usuario.

Para una experiencia sin fricciones, es fundamental simplificar los formularios, proporcionar instrucciones claras y ofrecer una navegación intuitiva. Implementar un diseño centrado en el usuario genera confianza, algo esencial para fomentar relaciones a largo plazo con los clientes.

☑️ ​Personaliza el onboarding según el tipo de cliente

Un enfoque único no es efectivo cuando se trata de KYC (Know Your Customer) y KYB (Know Your Business). Las diferencias entre clientes individuales y empresas son significativas. Reconocer estas variaciones puede mejorar la experiencia del usuario y aumentar las tasas de conversión.

Los clientes individuales suelen requerir un proceso más directo y sencillo. Mientras que las empresas pueden enfrentar requisitos más complejos debido a su estructura y la necesidad de validar información de múltiples partes. Es necesario adaptar el proceso de onboarding para cada tipo de cliente. Esto permite que las empresas aborden las inquietudes específicas y los requisitos legales de manera más efectiva.

Al identificar y clasificar a los clientes según sus características, las empresas pueden personalizar la comunicación y los pasos del proceso. 

En Silt somos de los que piensan que optimizar el onboarding de clientes es primordial para ver resultados en tu empresa. 

Este proceso eleva la satisfacción del usuario, garantiza el cumplimiento normativo y minimiza los riesgos de fraude. Un proceso de onboarding bien diseñado mejora la experiencia, además de crear una base sólida para la relación a largo plazo con los clientes.

Al implementar adecuadamente tecnologías y estrategias modernas, las empresas pueden transformar sus procesos de KYC y KYB. Esto provoca que sean más eficientes y adaptados a las necesidades específicas de cada cliente. En este tipo de mercado, invertir en la mejora del onboarding es una decisión estratégica que puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. 

Si quieres mejorar tu proceso de onboarding y ofrecer una experiencia excepcional a tus clientes, no dudes en visitarnos.