¿Qué es la firma electrónica y cómo puedes obtener una?

¿Alguna vez te preguntaste cómo los documentos legales y las transacciones comerciales pueden ser tan seguras en el mundo digital? Pues, gracias a la firma electrónica.

A través de esta herramienta se pueden firmar y verificar documentos desde cualquier sitio, sin preocuparse por los malos actores que intentan falsificar su firma. 

En este artículo, aprenderás cómo funciona la firma electrónica, sus ventajas y cómo obtener una.

¿Qué es?

La firma electrónica es un método a través del cual se puede verificar la autenticidad y la integridad de un documento o mensaje electrónico. Se usa un algoritmo de cifrado para generar una «huella digital» del documento original, que luego puede ser verificada mediante la descifrado de la huella digital con una clave privada. 

Más en general, la firma electrónica es una forma comúnmente utilizada para asegurar la confidencialidad y la autenticidad de los documentos electrónicos legales y comerciales.

Tiene una naturaleza jurídica para asegurar la identidad de una persona: es una prueba del consentimiento y entonces aprobación del contenido de un documento.

Hay dos tipos de firma electrónica:

• La firma electrónica simple: una forma básica de firma electrónica. Utiliza una clave privada para cifrar una huella digital del documento original. Es similar a un sello personal y su única función es la de verificar la autenticidad del firmante.
• La firma electrónica avanzada: proporciona una mayor seguridad y fiabilidad. No sólo verifica la autenticidad del firmante, también garantiza la integridad del documento y proporciona una fecha y hora de firma precisa. Suele ser más costosa y compleja de implementar. En algunos países y algunos ámbitos legales, se requiere la utilización de una firma electrónica avanzada para cumplir con las normas y regulaciones aplicables.

Y también es importante mencionar sus tres funciones más relevantes:

1. Identifica de forma única al firmante. 
2. Asegura la integridad del documento firmado, es decir, no ha sufrido ninguna modificación o manipulación. 
3. Garantiza el no repudio, es decir, el firmante no puede decir posteriormente que no firmó el documento.
   

¿Para qué se utiliza?

Yep, ya hemos adelantado unas funciones básicas de la firma electrónica. Pero en este párrafo queremos hablarte de forma más específica de sus finalidades principales.

Ante todo, resumimos diciendo que se utiliza, sobre todo, para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos y los mensajes electrónicos, así como para proporcionar una forma segura de verificar la identidad del firmante.

Algunos de los usos más comunes de la firma electrónica incluyen:

• Documentos legales: se utiliza para firmar documentos legales, como contratos, acuerdos y escrituras y para garantizar que son válidos y auténticos.
• Comunicaciones comerciales: las empresas la utilizan para avalar la confidencialidad y la autenticidad de las comunicaciones comerciales, como las facturas y los pedidos.
• Transacciones financieras: se implementa para autorizar transacciones financieras, como los pagos online y las transferencias bancarias y, finalmente, para confirmar que son seguras y auténticas.
• Trámites gubernamentales: algunos gobiernos usan la firma electrónica para facilitar los trámites gubernamentales (como, por ejemplo, la presentación de declaraciones de la renta y la solicitud de permisos).
• Identidad digital: algunos servicios de identidad la utilizan para asegurar la autenticidad de la identidad del usuario.

Recuerda, también, que la firma electrónica puede ser utilizada para garantizar la autenticidad de los documentos presentados en el proceso de KYC, como los estados financieros o las declaraciones de impuestos (como ya adelantamos).

¿Cómo puedo obtener mi firma electrónica?

¿Quieres tu firma electrónica? Hay varias formas de obtenerla – dependiendo de la finalidad de su uso, de las regulaciones y normativas aplicables del país en que te encuentras o en el ámbito de aplicación. Aquí te explicamos entonces algunas opciones comunes para obtenerla:

1. Tienes que disponer de un certificado digital (o también de un DNI electrónico): este certificado contiene unas claves criptográficas que son absolutamente necesarias para firmar. Puedes obtener estos certificados mediante los proveedores autorizados de autocertificación. El DNIe, en cambio, contiene los mismos datos que pueden aparecer en una cualquiera tarjeta con, también, los certificados de Autenticación y de la Firma Electrónica.
2. Puedes firmar a través de un dispositivo electrónico: hay dos formas, o descargando una app en tu ordenador o firmar directamente por internet.
3. Debes, finalmente, validar la firma: cuando recibirás tu documento firmado, tendrás que comprobar la identidad del firmante, la integridad del documento firmado y, finalmente, la validez temporal del certificado utilizado. Y cuidado con este último paso: el certificado electrónico sólo se puede validar mientras permanezca activo; si desaparece de las listas de revocación de la Autoridad de Certificación ya no se podrá comprobar su estado en el momento de la firma.
   

¿Cuál es la diferencia entre la firma electrónica y la firma digital?

Muchas personas confunden las firmas electrónicas por las digitales: son términos que a menudo se utilizan de manera intercambiable, pero en realidad tienen diferencias sutiles.

La firma electrónica, como hemos explicado anteriormente, se usa para certificar la confidencialidad y la autenticidad de los documentos electrónicos legales y comerciales.

Por otro lado, la firma digital se refiere a una representación digital de una firma manuscrita. Es una imagen o un conjunto de datos que representan la firma escrita a mano de una persona, y se utiliza para verificar la identidad de un individuo. Es importante mencionar que, diferentemente de la primera, la firma digital no garantiza la autenticidad o la integridad del documento.

En otras palabras: mientras la firma electrónica se refiere a un proceso mediante el cual se verifica la autenticidad y la integridad de un documento o mensaje electrónico, la firma digital se refiere a una representación digital de una firma manuscrita, utilizada para verificar la identidad de un individuo.

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?

La firma electrónica ofrece muchas ventajas como, por ejemplo:

• Mayor eficiencia y ahorro de tiempo: permite firmar y verificar documentos de manera rápida y sencilla, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con las firmas manuscritas tradicionales. De esta forma, tus clientes estarán más satisfechos.
• Es más segura: proporciona un mayor grado de seguridad que las firmas manuscritas, ya que utiliza algoritmos de cifrado para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos.
• Desde cualquier sitio: permite firmar y verificar documentos desde cualquier lugar. Esto facilita las transacciones comerciales y las comunicaciones a distancia.
• Genera más confianza: las que están emitidas por entidades de certificación reconocidas proporcionan un mayor grado de confianza y validez legal, ya que respaldan la autenticidad de las claves.
• Mayor cumplimiento normativo: en algunos países y algunos ámbitos legales, se requiere la utilización de una firma electrónica para cumplir con las normas y regulaciones aplicables.
• Más ecológica: esta firma reduce de manera significativa el consumo de papel en las oficinas.