Requisitos KYB (Know Your Business): ¿cuáles son?

¿Alguna vez has pensado en cómo evitar multas y mejorar la eficiencia de tus procesos? Si es así, te presentamos una herramienta que cambiará tu vida y la de tu negocio: el KYB. 

Sí, el KYB es crucial para mantener la seguridad y la integridad de tu empresa, permitiéndote cumplir con las regulaciones y evitar fraudes. Y en este artículo, queremos explicarte cuáles son los requisitos necesarios para que puedas efectuar tu proceso KYB. Pero antes, queremos explicarte un par de cosas más. ¡Vamos!

¿Qué es (brevemente) el KYB (Know Your Business)?

Este  proceso, que permite a las empresas verificar la identidad y legitimidad de sus clientes corporativos, es una parte esencial de la regulación contra el lavado de dinero (AML) y el financiamiento del terrorismo (CFT). Y no lo decimos nosotros, lo dice el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), que introdujo normas para el KYB en su Tercera Directiva Anti-Lavado de Dinero en 2007. 

Desde entonces, el KYB se ha convertido en un estándar para todo tipo de empresa.

El aumento de la competencia, la creciente sofisticación del fraude digital, las complejidades regulatorias a nivel global son sólo otros desafíos a que se enfrenta este sector.

Por estas razones, cada compañía necesita implementar desde ya un proceso KYB efectivo:

• Cumplimiento normativo: El KYB garantiza que cumples con las regulaciones AML y CFT, evitando sanciones y protegiendo tu reputación.
• Reducción del fraude: Identificar y verificar la identidad de tus clientes corporativos ayuda a prevenir fraudes y actividades ilícitas.
• Mejora de la experiencia del cliente: Un proceso KYB eficiente y sin fricciones proporciona una mejor experiencia para tus clientes, generando confianza y fidelidad.
• Protección de la estabilidad financiera: El KYB ayuda a mitigar riesgos asociados con transacciones fraudulentas, manteniendo la estabilidad financiera de tu empresa.
• Eficiencia en el onboarding: Los sistemas KYB modernos permiten verificaciones en tiempo real, agilizando el proceso de incorporación de clientes.
  

Cómo funciona el onboarding KYB

¿Cómo se estructura un proceso de onboarding KYB perfecto para evitar multas, cumplir con la normativa y ahorrar dinero y tiempo?

Paso 1: Recuperación de la información de la empresa

El primer paso del proceso es recuperar la información de la empresa. El contacto de la empresa ingresa el nombre de la compañía y, si es necesario, los documentos legales. Con soluciones como Silt, se puede obtener fácilmente toda la información de registros gubernamentales y bases de datos, incluyendo detalles de los representantes y los UBOs.

Paso 2: Descubrimiento de representantes y UBOs

Hay que identificar a los propietarios con más del 25% de participación (UBOs) y al representante legal de la empresa. El contacto de la empresa proporciona una lista preliminar de estos individuos y sus correos electrónicos. A través de bases de datos, integraciones gubernamentales, documentos legales o introducciones manuales, se verifica la información de estos individuos.

Paso 3: Verificación del representante y aceptación legal

El representante de la empresa debe proporcionar su identificación y una selfie para el proceso KYC. Tras verificar su identidad y confirmar que es el representante autorizado de la empresa, debe aprobar toda la información proporcionada. Este paso es crucial para asegurar que el representante sea quien dice ser y tenga la autoridad para actuar en nombre de la empresa.

Paso 4: Verificación de los UBOs

Se envía un enlace de verificación a cada UBO. Si los UBOs son individuos, se requiere una verificación KYC y/o AML. Si son otras empresas, comienza un flujo de verificación KYB, creando un proceso de doble control que refuerza la legitimidad de las entidades involucradas.

Paso 5: Notificaciones de cambios

Una vez completado el onboarding, herramientas como la de Silt pueden notificar sobre cualquier actualización en la información de la empresa, los UBOs, las listas AML o el representante, asegurando el cumplimiento continuo más allá del registro inicial.

¿Cuáles son los requisitos esenciales para efectuar el onboarding KYB?

¿Sabes cómo puedes ahorrar tiempo? Pues, conociendo con anticipación los requerimientos necesarios y suficientes para la incorporación de clientes empresas para garantizar un proceso eficiente y cumplir con las regulaciones. 

¿Cómo saber si una empresa el legal, de fiar y si cumple con la normativa?

Hay veces en que nos liamos buscando más información de lo debido, perdiendo tiempo precioso en algo innecesario. 

Pues, aquí te detallamos lo que necesitas (ni más ni menos) para evitar el fraude y, sobre todo, las multas y complir con los requerimientos:

KYC & KYB

Es fundamental distinguir entre los procesos de verificación para individuos (KYC) y para empresas (KYB). Ambos procesos comparten ciertos elementos, pero KYB se enfoca específicamente en la identificación y verificación de entidades empresariales, asegurando que las empresas con las que se hacen negocios cumplan con las normativas legales y financieras.

Información Gubernamental de Empresas

Este requisito implica la obtención de documentos oficiales que validen la existencia legal de la empresa. Incluye:

• Certificado de incorporación
• Registro de comercio
• Estatutos sociales

Listado de UBOs (Ultimate Beneficial Owners)

Es crucial identificar a los beneficiarios finales de una empresa, quienes poseen el control o las ganancias de la entidad. Este listado debe incluir nombres, porcentajes de propiedad y relación con la empresa.

Verificación de UBOs

Una vez identificados los UBOs, es necesario verificar su identidad mediante documentos oficiales, tales como pasaportes o identificaciones nacionales, y asegurar que no estén involucrados en actividades ilícitas.

Árbol del Diagrama de Propiedad

Este diagrama muestra la estructura de propiedad de la empresa, detallando la relación entre los diferentes propietarios y entidades asociadas. Ayuda a visualizar cómo se distribuye el control y la propiedad dentro de la organización.

Verificación de Identidad del Representante Legal

El representante legal de la empresa debe ser verificado mediante documentos de identidad oficiales para asegurar su legitimidad y autoridad para actuar en nombre de la empresa.

Verificación de que sea Representante Legal

Es esencial corroborar que la persona presentada como representante legal efectivamente tiene esa función dentro de la empresa, lo cual se puede hacer mediante documentos oficiales de la empresa o registros públicos.

Chequeo de Sanciones de Individuos, AML y PEP

Se debe realizar un chequeo exhaustivo de sanciones para todos los individuos clave (como UBOs y representantes legales) para asegurar que no estén en listas de sanciones, involucrados en lavado de dinero (AML) o sean personas políticamente expuestas (PEP).

Chequeo de Sanciones de Empresas

Igualmente, es necesario verificar que la empresa en sí no esté en listas de sanciones internacionales o nacionales, lo cual podría indicar actividades ilegales o riesgos de reputación.

Monitoreo Gubernamental

Consiste en mantener un seguimiento continuo sobre cambios en el estatus legal de la empresa, nuevas regulaciones o sanciones que puedan afectarla, y asegurar que la empresa sigue cumpliendo con todas las normativas pertinentes.

Proof of Address de Individuos

Para verificar la dirección de los individuos clave, se requiere documentación que demuestre su lugar de residencia, como facturas de servicios públicos, estados de cuenta bancarios o documentos oficiales.

Proof of Address de Empresas

Similar al proof of address de individuos, pero enfocado en la dirección física de la empresa. Documentos válidos incluyen contratos de arrendamiento, facturas de servicios públicos a nombre de la empresa o correspondencia oficial.

Verificación de Cuenta Bancaria

Es necesario confirmar que las cuentas bancarias de la empresa estén a nombre de la entidad correcta y verificar su legitimidad. Esto se puede hacer mediante estados de cuenta bancarios o cartas de confirmación del banco.

Cuestionario

Un cuestionario detallado permite recopilar información adicional sobre la empresa, sus actividades, estructura de propiedad, y políticas internas. Esto ayuda a tener una visión más completa y detallada de la entidad.

Reportes Financieros

La revisión de reportes financieros, tales como estados de resultados, balances y flujos de caja, es crucial para evaluar la salud financiera de la empresa y su capacidad para cumplir con sus obligaciones.

✅​ En Silt, estamos comprometidos a proporcionar soluciones de verificación KYB y KYC que sean precisas, seguras y conformes a las normativas vigentes. Nuestra tecnología avanzada y procesos rigurosos garantizan que puedas confiar en las entidades con las que haces negocios, protegiendo así tus intereses y asegurando la integridad de tus operaciones.

Contacta a Silt hoy mismo para conocer más sobre nuestras soluciones de verificación KYB y KYC. Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a cumplir con todos los requisitos regulatorios y proteger tu negocio contra riesgos financieros y reputacionales.

¿No puedes esperar y quieres ver ya cómo funciona nuestro producto?

No problem! Te dejamos, aquí, nuestra demo gratuita.