Cómo reducir costes en tu empresa con la automatización: 10 consejos

Muchos sabemos qué es la automatización, pero ¿qué pasa si la aplicamos en nuestro negocio? Es decir, ¿la utilizarías si te permite reducir costos y mejorar la eficiencia?

Si no sabes por dónde empezar, en Silt te ayudamos. En este artículo, te mostramos 10 formas en las que la automatización puede optimizar recursos, mejorar la productividad y hacer crecer tu negocio sin aumentar costes innecesarios. ¡Descubre cómo transformar tu empresa con esta poderosa estrategia!

1. Digitaliza la gestión documental

Si tu empresa aún gestiona documentos de forma manual, es hora de modernizarse. La digitalización reduce costes y tiempos. Pero es importante que sepas que también mejora la seguridad y el cumplimiento normativo.

Ahora es más fácil que nunca: iniciativas como el Kit Digital en España facilitan la adopción de soluciones tecnológicas sin grandes inversiones. Además, con la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria, requiriendo formatos estructurados como Facturae o UBL para agilizar auditorías y evitar errores.

Para optimizar tu propia gestión documental, puedes usar:
✅ Almacenamiento en la nube (Todos conocemos Google Drive, OneDrive 😉​).
✅ Sistemas de gestión documental (DMS) para automatizar flujos de trabajo.
✅ OCR y procesamiento inteligente de documentos para digitalizar información.

Para complementar la digitalización de tu negocio es importante que sepas que en Silt, ofrecemos nuestro nuevo servicio de procesamiento automático de documentos (API). La solución para procesar tu documentación compleja de forma automática.

2. Automatiza tareas repetitivas

Todos podemos llegar a saber que las tareas manuales y repetitivas consumen tiempo y recursos que podrían destinarse a actividades estratégicas. Automatizar estos procesos se traduce en reducir costes y en mejorar la eficiencia, minimizando errores.

Algunas áreas clave donde puedes aplicar la automatización són:
🔸​ Notificaciones automáticas: Mantén informados a tus clientes con actualizaciones programadas sin esfuerzo manual.
🔸​ Software online: Herramientas de contabilidad, CRM o informes analíticos permiten acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
🔸​ Revisión y alertas automáticas: Configura indicadores que detecten errores o retrasos en los proyectos para optimizar la toma de decisiones.
🔸​  Automatización del back office: El uso de IA y OCR para procesar facturas y pagos agiliza la gestión financiera y evita errores humanos.
🔸 ​Portales de autoservicio para clientes: Facilitan la gestión de solicitudes y documentación sin intervención manual.

3. Implementa chatbots para atención al cliente

Ofrecer un buen servicio al cliente puede resultar complicado. Los chatbots son una buena elección para reducir costes y mejorar la experiencia del usuario con respuestas inmediatas.

Muchas empresas ya los usan en sectores como:
✔️ E-commerce: Gestionan pedidos y responden preguntas frecuentes.
✔️ Banca y fintech: Asisten en la verificación de identidad.
✔️ Salud: Facilitan la reserva de citas y consultas básicas.

Los chatbots alivian la carga del equipo de soporte y aumentan la satisfacción del cliente, logrando un servicio eficiente con menos recursos.

4. Optimiza la gestión de proveedores y clientes con KYB/KYC

Gestionar proveedores y clientes de forma manual consume tiempo y supone costes ocultos en procesos lentos y propensos a errores. La automatización de KYB (Know Your Business) y KYC (Know Your Customer) agiliza la verificación de identidad, reduciendo riesgos y mejorando la eficiencia operativa.

Con herramientas automatizadas como las que propone Silt, puedes:
🔎 Acelerar el onboarding de clientes y proveedores sin papeleo innecesario.
🔎 Reducir errores y fraudes con verificaciones seguras y en tiempo real.
🔎 Optimizar la toma de decisiones, asegurándote de trabajar solo con entidades confiables.

Además, automatizar estos procesos te ayuda a cumplir con normativas de compliance (a continuación las veremos más detalladamente ​😊​) sin esfuerzos manuales, ahorrando tiempo y dinero.

5. Usa herramientas de automatización en compliance

Este paso es esencial para evitar riesgos y costes legales. Los errores en este área afectan la reputación de tu empresa y pueden resultar en sanciones financieras significativas. Por eso, automatizar el cumplimiento es una estrategia inteligente para reducir riesgos y mejorar la eficiencia operativa. Además , cumplir con el AML para detectar, prevenir y reportar actividades financieras ilícitas.  

Este paso es esencial para evitar riesgos y costes legales. Los errores en este área afectan la reputación de tu empresa y pueden resultar en sanciones financieras significativas. Por eso, automatizar el cumplimiento es una estrategia inteligente para reducir riesgos y mejorar la eficiencia operativa. Además, cumplir con AML es super importante para detectar, prevenir y reportar actividades financieras ilícitas.

Las herramientas de automatización en compliance ayudan a:
📍​ Reducir el riesgo de errores humanos al verificar el cumplimiento de manera precisa y en tiempo real.
📍​ Facilitar la recopilación y reporte de datos necesarios para auditorías y regulaciones sin procesos manuales.
📍​ Asegurar el cumplimiento continuo con normativas en constante cambio, lo que reduce costes asociados a sanciones y correcciones.

6. Reduce costes en la contratación con automatización

La contratación de personal puede ser un proceso largo y costoso. Sin embargo, con la automatización de la selección de personal, puedes reducir tiempo y recursos invertidos.

Herramientas como el filtrado automatizado de CVs y las entrevistas pregrabadas optimizan la selección de candidatos al agilizar la fase inicial de revisión. Esto permite que tu equipo se enfoque en las entrevistas finales y en la toma de decisiones más estratégicas.

Plataformas como HireVue y Lever ofrecen funcionalidades avanzadas para automatizar el proceso de selección, desde la preselección de candidatos hasta la evaluación de habilidades, todo sin perder la calidad en la contratación.

Al reducir la carga manual en recursos humanos, puedes centrarte en encontrar al talento adecuado más rápido y con menos esfuerzo.

7. Automatiza la contabilidad y facturación

La contabilidad y la facturación son tareas esenciales, pero también pueden ser increíblemente tediosas y propensas a errores humanos. Automatizar estos procesos con software en la nube no solo reduce el riesgo de errores, sino que también acelera el ciclo de pagos y mejora la eficiencia general.

Plataformas como QuickBooks y Xero permiten gestionar facturas, pagos y conciliaciones automáticamente, asegurando que todos los datos estén correctos y actualizados en tiempo real. Esto libera a tu equipo de tareas repetitivas y permite un enfoque en actividades más estratégicas.

Además, la automatización en la facturación asegura una gestión más ágil, lo que reduce tiempos de cobro y mejora la liquidez de la empresa. Con menos esfuerzo, puedes obtener información precisa y tomar decisiones financieras más informadas.

8. Digitaliza la gestión del inventario

La gestión manual del inventario puede generar desperdicios y errores costosos. Con la automatización y el uso de IA, como en plataformas como TradeGecko o Zoho Inventory, puedes optimizar tus compras y reducir costes.

Estos sistemas permiten hacer un seguimiento en tiempo real, prever la demanda y ajustar los pedidos, evitando el exceso de stock. Al automatizar la gestión, reduces desperdicios y mejoras la eficiencia de las compras, lo que se traduce en un ahorro significativo.

9. Implementa análisis de datos para la toma de decisiones

La automatización del análisis de datos permite detectar oportunidades de ahorro y optimizar la toma de decisiones. Los sistemas de Business Intelligence (BI), como Power BI o Tableau, te permiten acceder a información precisa y en tiempo real, sin la necesidad de hacer todo el trabajo manual de recopilación y análisis.

Con análisis predictivo, puedes anticipar tendencias y patrones, lo que te ayuda a ajustar tus estrategias antes de que se presenten problemas. Esto te permitirá identificar áreas de mejora, como reducir costos operativos, optimizar recursos y mejorar la eficiencia general de la empresa.

Al automatizar estos procesos, tu equipo puede tomar decisiones más informadas, mejorar la rentabilidad y reaccionar rápidamente a oportunidades de ahorro, todo gracias a un acceso rápido y fiable a datos clave.

10. Aplica la automatización en marketing y ventas

En este caso, la automatización en marketing y ventas permite reducir costes al optimizar tareas repetitivas. Herramientas como email marketing automatizado, CRM y retargeting ayudan a mejorar la conversión sin aumentar el gasto.

El email marketing envía campañas personalizadas de forma eficiente, mientras que un CRM centraliza la información para ofrecer experiencias más relevantes. Además, el retargeting permite atraer a usuarios previos, maximizando el retorno de inversión en publicidad. Con estas soluciones, puedes generar más ingresos con menos recursos y reducir el coste de adquisición de clientes.

Transforma tu negocio con Silt

Ahora ya sabemos que la automatización permite muchas cosas, entre ellas, reducir costes, mejorar la eficiencia y liberar recursos valiosos. Desde la gestión documental hasta la atención al cliente, automatizar procesos repetitivos optimiza tanto la productividad como la experiencia del cliente.

Con todo lo que te hemos explicado, conocer la importancia de evaluar qué áreas de tu empresa pueden beneficiarse de la automatización para tomar decisiones informadas y centrarse en lo que realmente importa.

Descubre cómo Silt puede ayudarte a optimizar KYB / KYC y cumplir con normativas de manera eficiente. 

Solicita tu demo gratuita y empieza hoy con nosotros. ¡Ahorrar nunca fue tan fácil (ni tan inteligente)! ​😎​💰​