9 razones por las que tu negocio necesita automatizar su proceso de KYB para crecer

El KYB (Know Your Business) es un proceso fundamental para cualquier empresa que desee establecer relaciones comerciales sólidas y cumplir con las regulaciones globales, como las relacionadas con el lavado de dinero (AML) y la financiación del terrorismo (CTF). 

Este proceso consiste en la verificación de la identidad y la legitimidad de otras empresas con las que deseas hacer negocios. En un mundo empresarial cada vez más complejo y regulado, el KYB se ha vuelto esencial para garantizar la seguridad, la transparencia y la confianza en las relaciones comerciales.

El KYB implica una serie de pasos, desde la verificación de la autenticidad de la empresa hasta la identificación de los Ultimate Beneficial Ownership (UBO) y el monitoreo continuo de las actividades comerciales. Sin embargo, el proceso manual de KYB puede ser lento, propenso a errores y costoso en términos de recursos humanos y financieros.

En este artículo, te explicamos las 9 razones clave por las cuales tu negocio debe considerar seriamente la automatización del proceso KYB. Desde el cumplimiento de normativas internacionales hasta la mejora de la experiencia del usuario, la automatización del KYB puede ser un catalizador para el crecimiento y el éxito de tu empresa. Así que, ¡ahí vamos!

1. Ahorro de tiempo para equipos de ventas, operaciones, fraude y legal

Los procesos manuales de KYB pueden ser consumidores de tiempo y mano de obra, requiriendo una extensa documentación, entrada de datos manual y tareas repetitivas por parte de todos los equipos, como el de ventas, el de operaciones, de fraude y también el legal.

Al automatizar estos procesos, las empresas pueden ahorrar tiempo valioso y asignar recursos a actividades más estratégicas. Las soluciones de KYB automatizadas pueden extraer rápidamente datos de diversas fuentes, verificar información y generar informes completos con una mínima intervención humana. 

La automatización de procesos KYB desempeñan un papel vital en la consecución de estándares que ayudan a reducir los costos operativos. Por esta razón, al implementar estas soluciones, podrás beneficiarte de un gran ahorro de tiempo.

2. Incorporación de sólo empresas legítimas y reducción del fraude

Las empresas que invierten en procesos KYB antes de incorporar a otras empresas pueden estar seguras de que están haciendo negocios solo con empresas legítimas y confiables.

Es fundamental que tu negocio se asegure de que las empresas con las que desea colaborar sean confiables y genuinas. Y sí, esto también se logra a través de procesos de verificación KYB.

Dado que la verificación KYB es un proceso continuo, las empresas pueden tener la certeza de que están realizando transacciones comerciales con empresas legítimas en todo momento.

Los procesos KYB permiten a las empresas evitar las llamadas «empresas fantasma» o «shell companies», que solo existen en papel con el propósito de estafar a otras empresas.

Las Personas Expuestas Políticamente (PEP), personas en listas negras y criminales a menudo se ocultan detrás de estas empresas ficticias. Sin procesos KYB, sería difícil identificar a estos personajes sospechosos y protegerse de posibles riesgos y fraudes comerciales. La incorporación de empresas legítimas a través del KYB garantiza la integridad y la seguridad en las relaciones comerciales, lo que es esencial para el crecimiento sostenible de una empresa.

4. Relaciones comerciales seguras entre empresas

Los procesos KYB hacen que hacer negocios con otras empresas sea seguro y confiable. El KYB genera confianza en los propietarios de negocios al asegurarles que no están haciendo negocios con empresas ilegales. Y ojo, no es lo mismo que dijimos antes.

Las verificaciones KYB comprueban a todos los Propietarios Beneficiarios Finales (UBOs) y los accionistas de una empresa para revelar la calidad de las personas detrás del negocio.

Estos pasos adicionales tomados por las empresas les permiten construir relaciones comerciales seguras entre empresas (pues, B2B). Las empresas que conocen a sus UBO tienen una ventaja sobre aquellas que no lo hacen.

Dado que todos los beneficiarios finales de una empresa están verificados, el KYB garantiza que las empresas no estén involucradas en el lavado de dinero u otros delitos financieros.

Siempre recuerda: las asociaciones comerciales dependen de la comprensión mutua y los intereses compartidos. Existe una necesidad constante de verificar la confianza entre ambas entidades para construir relaciones seguras y estables. Y es el KYB la única herramienta que tienes para comprobarlo.

4. Cumplimiento de Normativas Internacionales como AML y CTF

El cumplimiento de las regulaciones contra el lavado de dinero (AML) y la financiación del terrorismo (CTF) es esencial para las empresas que desean establecer relaciones comerciales creíbles y transparentes. Estas regulaciones, que se aplican a todas las empresas que realizan transacciones monetarias o servicios de pago, requieren que las empresas cumplan con estrictos estándares de debida diligencia.

Las empresas con un proceso automatizado de KYB se abren a oportunidades comerciales con otras empresas en las que pueden confiar.

Según Globalscape, las empresas pueden perder hasta $4 millones debido a la falta de inversión en prácticas de cumplimiento KYB. 

Además, el informe de cumplimiento KYB revela que las empresas gastan más de $5.5 millones globalmente como resultado de multas impuestas por las autoridades regulatorias debido a la falta de cumplimiento de las regulaciones AML.

El proceso KYB también ayuda a las empresas a identificar y evitar la colaboración con empresas ficticias o «shell companies», lo que reduce significativamente el riesgo de involucrarse en transacciones sospechosas.

El panorama de cumplimiento normativo es un terreno que está en constante evolución en todo el mundo. Por esta razón, es importante tener un proceso automatizado de KYB con empresas como Silt.

5. Mejora la experiencia para clientes finales

Ofrecer una experiencia de incorporación sin fricciones y sobre todo eficiente es crucial en el competitivo panorama empresarial actual. Pues, la automatización del proceso KYB tiene un papel fundamental en esta mejora al acelerar la incorporación de clientes, reduciendo significativamente el tiempo desde el primer contacto hasta la generación de ingresos.

Esta simplificación del proceso de incorporación no solo beneficia a la empresa, sino que también tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. Como hemos anteriormente comentando, los clientes valoran una experiencia sin fricciones, donde pueden completar los procesos de registro de manera rápida y segura. Nuestro servicio contribuye a la construcción de confianza, ya que los clientes finales perciben que están tratando con una empresa que prioriza la eficiencia y la seguridad.

Además, la integración sin problemas con otras plataformas y sistemas empresariales garantiza una experiencia fluida y coherente. Los clientes finales no experimentan obstáculos o interrupciones en su interacción con la empresa, lo que mejora su percepción y aumenta la probabilidad de mantener relaciones comerciales a largo plazo, como explicamos en nuestro artículo.

6. Mejora de la calidad del dato y reducción de errores humanos

Una de las ventajas más destacadas de esta automatización es su capacidad para mejorar la calidad de los datos empresariales. Los errores humanos en la entrada de datos son una preocupación común en los procesos manuales, lo que puede llevar a información inexacta o desactualizada.

La automatización KYB utiliza algoritmos avanzados y técnicas de validación de datos para garantizar la precisión y la integridad de la información. Los sistemas automatizados pueden extraer datos de diversas fuentes, verificar la información en tiempo real y generar informes completos sin la intervención humana, lo que minimiza la probabilidad de errores.

Además, la capacidad de automatizar la actualización continua de los datos asegura que la información empresarial esté siempre al día y cumpla con las regulaciones y requisitos legales cambiantes. Esto es especialmente crucial en un entorno empresarial en constante evolución, donde la exactitud de los datos es esencial para la toma de decisiones informadas y el cumplimiento normativo.

7. Mayor seguridad y privacidad de datos

La automatización del proceso KYB también contribuye significativamente a fortalecer la seguridad y la privacidad de los datos empresariales. La gestión adecuada de la información confidencial es esencial en un mundo empresarial cada vez más centrado en la ciberseguridad y la protección de datos.

Los sistemas automatizados de KYB implementan medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible. Esto incluye encriptación de datos, autenticación de usuarios por medio de biometría y acceso basado en roles, lo que reduce el riesgo de filtración o robo de datos. 

Además, la automatización permite un seguimiento constante y una auditoría detallada de las actividades relacionadas con los datos, lo que facilita la detección temprana de posibles brechas de seguridad.

8. Mayor retorno de la inversión (ROI)

Para las empresas que recién comienzan y buscan crecer, la aplicación del proceso automatizado de KYB al principio puede suponer un costo extra. Sí, es verdad: invertir en tecnología de automatización para los procesos KYB puede requerir un costo inicial. 

Sin embargo, los beneficios a largo plazo superan la inversión. Como ya comentamos, los sistemas de KYB automatizados reducen la necesidad de mano de obra manual, eliminan los costos relacionados con errores humanos y optimizan la asignación de recursos. Los ahorros de tiempo y costos logrados mediante la automatización contribuyen a un retorno de la inversión significativo. Además, las empresas pueden redirigir sus recursos humanos hacia tareas de mayor valor, impulsando la productividad y la innovación.

Y después hay un punto importante, quizás es MÁS importante: el KYB es eficaz para lograr una tasa de conversión segura en las relaciones comerciales entre empresas. Las empresas que cumplen con el KYB generan más credibilidad y confianza, lo que conduce a una mayor tasa de conversión B2B.

9. Mejora de la reputación del negocio con una nueva estrategia

Implementar un proceso de KYB no es sólo un servicio más para tus clientes: es también un estrategia inteligente para un negocio que puede crear impresiones positivas en posibles socios comerciales. 

Cumplir con todas las regulaciones certifica a una empresa como auténtica para hacer negocios. Esto no solo demuestra un compromiso con prácticas comerciales éticas, sino que también brinda a la empresa una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente.

Contar con una sólida verificación de KYB puede marcar la diferencia. Los socios comerciales potenciales valoran la transparencia y la diligencia debida en la verificación de antecedentes comerciales. 

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Cuando se trata de soluciones de KYB automatizadas que son seguras y sin fricciones, Silt lidera el camino. Nuestro proceso de KYB ha sido diseñado para brindar verificaciones de negocios y autónomos sin problemas y la máxima seguridad y privacidad de datos.

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